Enviar comunicados - Audiencias

Para estar en contacto con los miembros de tu organización, la herramienta de enviar comunicados resulta muy útil. 📧 Les podrás informar de novedades en la organización, cambios en alguna actividad, encuestas o votaciones con la herramienta de la aplicación para conocer su opinión o cualquier otra información importante. Es una muy buena herramienta para estar conectado con toda tu comunidad. Aquí tienes los pasos para hacerlo: 👇🏻

EN ESTE ARTÍCULO

Enviar un comunicado a un asociado

Para enviarlo solo a un asociado, sigue estos pasos:

  1. Accede a la ficha del asociado al que enviarás el comunicado.
  2. En el Perfil, haz clic en Nuevo > Comunicado.

  3. Rellena los datos:

Información:

  • De: selecciona el correo electrónico emisor.
  • Plantilla: selecciona una plantilla previamente creada.
  • Incluir: en la ficha de los asociados se pueden almacenar hasta 4 emails. En este apartado puedes seleccionar a que correo quieres que se envíe o añadir un email extra que no esté en la base de datos.

Estos e-mails extra que incluyas en los comunicados se guardarán en Configuración > Comunicados > E-mails extra.

Destinatarios:

  • Verás un listado con los asociados que recibirán el comunicado.
  • Tienes la opción de incluir todos aquellos emails de personas que tengan marcado que no autorizan a recibir información si la entidad considera que es información no comercial e importante.

Este listado te informa también de los asociados con correo electrónico incorrecto y los que no desean recibir información.

En el lateral derecho puedes configurar el mensaje:

  • Título: asunto del correo electrónico.
  • Mensaje: contenido. En la parte superior tienes una barra donde puedes configurar el formato para adaptarlo a vuestro gusto e imagen corporativa.
  • Adjuntos: puedes añadir documentos para adjuntarlos al comunicado. Estos adjuntos los podrán visualizar tanto en el correo que les llega como en su cuenta de acceso en el entorno o en la app.

Una vez configurado, en la parte superior derecha tienes 3 opciones:

  • Imprimir PDF.
  • Guardar borrador.
  • Testear: Enviar una prueba del comunicado a las direcciones de correo electrónico que indiques.
  • Enviar: Enviar ahora o Programar el envío.

Enviar comunicado a varios asociados

  1. Accede a cualquier listado con información de asociados. Por ejemplo: Todos los asociadosSocios por categoría o Alta.
  2. Selecciona los asociados a los que quieres enviar el comunicado.
  3. Haz clic en Acciones > Generar comunicado.

    Si en el listado  no seleccionamos a ningún asociado y hacemos clic en Acciones > Generar comunicado, el sistema selecciona por defecto todas las personas que hay en el listado.

  4. Rellena los datos:

Información:

  • De: selecciona el correo electrónico emisor.
  • Plantilla: selecciona una plantilla previamente creada.
  • Incluir: en la ficha de los asociados se pueden almacenar hasta 4 emails. En este apartado puedes seleccionar a que correo quieres que se envíe o añadir un email extra que no esté en la base de datos.

Estos e-mails extra que incluyas en los comunicados se guardarán en Configuración > Comunicados > E-mails extra.

Destinatarios:

  • Verás un listado con los asociados que recibirán el comunicado.
  • Tienes la opción de incluir todos aquellos emails de personas que tengan marcado que no autorizan a recibir información si la entidad considera que es información no comercial e importante.

Este listado te informa también de los asociados con correo electrónico incorrecto y los que no desean recibir información.

En el lateral derecho puedes configurar el Mensaje:

  • Título: asunto del email.
  • Mensaje: contenido. En la parte superior tienes una barra donde puedes configurar la visibilidad de este para adaptarlo a vuestro gusto.
  • Adjuntos: puedes añadir documentos para adjuntarlos en el comunicado. Estos adjuntos los podrán visualizar tanto en el correo que les llega como en su cuenta de acceso en el entorno o en la app.

Una vez configurado, en la parte superior derecha tienes 3 opciones:

  • Imprimir PDF.
  • Guardar borrador.
  • Testear: Enviar una prueba del comunicado a las direcciones de correo electrónico que indiques.
  • Enviar: Enviar ahora o Programar el envío.

Crear audiencias

Para crear grupos de envío de comunicados preestablecidos, sigue estos pasos:

  1. Accede a la barra superior Comunicación > Audiencias.
  2. Una vez dentro haz clic en Nueva audiencia.
  3. Rellena los datos:
  • Nombre: para identificarla en el listado.
  • Descripción interna.
  • Categoría / Subcategoría: puedes seleccionar el grupo de asociados al que quieres que lleguen los comunicados de esta audiencia.
  • Periodicidad: puedes indicar a que asociados quieres que les llegue el comunicado a través de la periodicidad que tienen asignada.
  • Estado de socio: selecciona los estados de los asociados a los que les llegará el comunicado de la audiencia.
  • Previsualización: puedes observar el listado de personas a las que les llegará el comunicado al seleccionar la audiencia que has configurado.

Si no seleccionas ninguna opción de ningún apartado, el sistema enviará por defecto el comunicado a toda la base de datos (incluidas las bajas).

Enviar comunicado a la audiencia

  1. Accede a la barra superior Comunicación Comunicados.
  2. Una vez dentro, haz clic en +Comunicado.
  3. Rellena los datos:

Información:

  • De: selecciona el correo electrónico emisor.
  • Enviar a: indicar a que audiencia queremos enviar el comunicado.
  • Plantilla: selecciona una plantilla previamente creada.
  • Incluir: en la ficha de los asociados se pueden almacenar hasta 4 emails. En este apartado puedes seleccionar a que correo quieres que se envíe o añadir un email extra que no esté en la base de datos.

Estos e-mails extra que incluyas en los comunicados se guardarán en Configuración > Comunicados > E-mails extra.

Destinatarios:

  • Verás un listado con los asociados que recibirán el comunicado.
  • Tienes la opción de incluir todos aquellos emails de personas que tengan marcado que no autorizan a recibir información si la entidad considera que es información no comercial e importante.

Este listado te informa también de los asociados con correo electrónico incorrecto y los que no desean recibir información.

En el lateral derecho puedes configurar el Mensaje:

  • Título: asunto del correo electrónico.
  • Mensaje: contenido. En la parte superior tienes una barra donde puedes configurar el formato para adaptarlo a vuestro gusto e imagen corporativa.
  • Adjuntos: puedes añadir documentos para adjuntarlos en el comunicado. Estos adjuntos los podrán visualizar tanto en el correo que les llega como en su cuenta de acceso en el entorno o en la app.

Una vez configurado, en la parte superior derecha tienes 3 opciones:

  • Imprimir PDF.
  • Guardar borrador.
  • Testear: Enviar una prueba del comunicado a las direcciones de correo electrónico que indiques.
  • Enviar: Enviar ahora o Programar el envío.

Añadir formato HTML

Puedes utilizar una plantilla en formato HTML para que los comunicados que envíes tengan una visualización diferente.

  1. Accede al envío de un comunicado o a una plantilla.
  2. Una vez dentro haz clic en Ver código fuente.
  3.  Aquí añades el código fuente de la plantilla. 

Para ello te puede ayudar una agencia de diseño o bien puedes optar por utilizar alguna de las plantillas que existen gratuitas. Hay distintas páginas web dónde de forma fácil y gratuita puedes descargarte modelos de plantillas con su código HTML que podrás insertar en la plantilla que crees en tu entorno y aplicarlo a tus correos electrónicos, aquí te dejamos algunas de las que más nos gustan a nosotros 😉: 

👉🏻 Canva.

👉🏻 Zurb.

👉🏻 Litmus.

👉🏻 Cakemail.

Listados comunicados

En el listado de comunicados podemos revisar todos los comunicados que tenemos y consultar información referente a estos.

Para acceder al listado sigue estos pasos:

  1. En la barra superior derecha, accede a Comunicación > Comunicados.
  2. En el menú de la izquierda puedes acceder a dos: Comunicados o Comunicados Transaccionales (los emails automáticos que envía el sistema cuando se realizan determinadas acciones).
  3. Dentro del listado puedes hacer lo siguiente:
  • Accede a las diferentes secciones: Borradores - Enviados - Archivados.
  • Puedes aplicar filtros según que tipo de comunicado quieres visualizar o, en caso de usar audiencias, por estas.
  • Imprimir comunicados
  • Ejecutar acciones como eliminar o archivar comunicados.
  • Añadir o quitar columnas o efectuar búsquedas concretas.

Reenviar comunicado a un asociado

Al acceder a la ficha de un asociado, puedes reenviar el comunicado en concreto:

  1. Dentro de la ficha, accede a la sección Comunicados.
  2. Haz clic encima del comunicado.
  3. En la parte superior derecha haz clic en Reenviar

¿Ha quedado contestada tu duda? Gracias por tu respuesta Hubo un problema al enviar sus comentarios. Por favor, inténtelo de nuevo más tarde.

¿Todavía necesitas ayuda? Contact Us Contact Us