Primeros pasos para configurar las agendas

Configuración General del Módulo

Antes de empezar a crear horarios, es fundamental establecer las normas de funcionamiento desde el menú Configuración > Reservas. Aquí encontramos diversos apartados que nos pueden ayudar a configurar nuestras agendas:

Notificaciones por email

Automatiza la comunicación para evitar olvidos:

• Avisos a la entidad y al personal laboral vinculado a un servicio: Notifica automáticamente al administrador y a tus empleados cuando reciban una nueva reserva.
• Recordatorios al cliente: Activa el envío de correos recordatorios antes del inicio de la actividad.
• Gestión familiar: Configura que las notificaciones lleguen también a los tutores o al cabeza de familia.

En Plantilla de comunicados del sistema de reservas, si haces clic en Ver plantillas puedes acceder a las plantillas que se envían de forma automática cuando un asociado realiza un reserva y modificarlas a tu gusto.

Horario semanal

Define el marco temporal de tu entidad:

• Apertura y cierre: Establece las horas en las que tu entidad está operativa. El sistema bloqueará cualquier intento de reserva fuera de este horario.
• Días especiales: Registra festivos o cierres puntuales para inhabilitar la agenda esos días de forma automática.

Cancelaciones y limitaciones

Protege tu planificación:

• Política de cancelación: Indica con cuánta antelación puede un socio cancelar una reserva desde su área privada.
• Restricciones de uso: Limita el número de servicios que un usuario puede reservar por día, semana o mes para garantizar un reparto equitativo de las plazas.

Aplicaciones de videollamada

Si ofreces servicios online, vincula tus cuentas de reuniones telemáticas. El sistema generará y enviará el enlace de acceso automáticamente a los asistentes.

Configuración Específica

Una vez establecidas las reglas, sigue este orden para dar de alta los elementos en el menú superior de Otros > Reservas:

Servicios

Es lo primero que debes crear, puesto que se refiere al producto o actividad que se ofrece.  Al pulsar en Nuevo Servicio, configura estas pestañas:

1. Información:
   • * Tipología: Indica si es "Reservable" (servicio que pueden reservar desde un enlace público) o "Vinculado a subcategoría" (para la administración interna).
   • Opciones de reserva: Elige si puede reservar cualquier usuario o solo socios.
   • Capacidad: Define la duración y las plazas por sesión (editables luego en cada reserva concreta).
2. Configuración:
   • *Consentimientos: Escribe el texto legal de aceptación obligatoria.
   • Comunicaciones: Elige el email remitente y la plantilla específica para este servicio.
3. Precios: Establece el importe base, importes opcionales (extras) y descuentos automáticos. También puedes especificar el Método de pago con el que quieres que se cobre el servicio (si no eliges uno, el sistema usará el que el socio tenga en su ficha por defecto).

Personal laboral

Salas

Registra los espacios físicos o zonas de tu entidad. Al igual que con el personal, puedes asignar un color a cada sala para organizar la agenda por espacios.

Horarios

Aquí es donde unes los puntos anteriores. Al crear un horario, seleccionas el Servicio, le asignas un Personal laboral, una Sala y estableces la Fecha y hora. Puedes configurar recurrencias para que el horario se repita automáticamente cada semana en un horario específico (debes indicar en qué días de la semana se repite y cuál es la fecha fin de esta repetición).

Reservas

• Agenda de reservas: Es el panel visual donde verás los huecos ocupados. Si pasas el cursor sobre un horario, verás la lista de asistentes, el responsable y el espacio.
• Gestión: Desde la ventana del horario puedes hacer clic en "Ver más" para gestionar la información o en "Editar" para acceder al Control de Asistencia.