Registro de Acceso - Control de entrada y salida

Esta funcionalidad permite gestionar el flujo de asistentes a las instalaciones o eventos de tu organización mediante el uso de carnets (físicos o virtuales) y tecnología QR. El sistema automatiza el registro y permite obtener listados detallados de asistencia en tiempo real.

En este artículo se detalla cómo gestionar la asistencia de participantes mediante carnets físicos o virtuales y lectores QR.

Métodos de control disponibles

Existen tres formas principales de implementar el control de acceso según las necesidades y la infraestructura de tu entidad:

1. Aplicación móvil (Access Control Playoff)

Ideal para controles dinámicos o en accesos donde no se dispone de un ordenador.

Descarga: Disponible en Google Play y App Store
Funcionamiento: Tras iniciar sesión y seleccionar la entidad, utiliza la cámara del dispositivo para escanear el QR o realiza una búsqueda manual del asociado mediante el icono de la lupa.

2. Lector QR externo o Registro Manual

Para puestos fijos con un ordenador y conexión a internet.

Configuración: Conecta el lector de códigos al puerto USB.
Ruta: Ve al menú superior Asociados > Registro acceso > Control de acceso > Registro en vivo.
Uso: Escanea directamente el código o utiliza el buscador para validar a la persona manualmente.

Si se ha registrado la entrada, pero no la salida, al pasar 12 horas, el siguiente registro volverá a ser de entrada.

3. Integración mediante API

Para dispositivos automatizados como tornos o puertas electrónicas.

Formato de códigos: El sistema reconoce prefijos de 8 dígitos:
- Carnet Global: GLOXXXXXXXX (Ej: Socio ID 829 sería GLO00000829 ).
- Actividad específica: ACTXXXXXXXX .
Validación: Se realiza una petición POST a la URL de API de tu dominio para verificar si el socio cumple los requisitos de entrada.

Integración mediante API (Dispositivos Externos)

Para implementar el control de acceso en dispositivos externos (tornos, barreras o lectores fijos), es necesario realizar peticiones a la API de Playoff. Este proceso se divide en tres pasos: la obtención del código, la validación y el procesamiento de la respuesta.

1. Formato de los códigos de acceso

El dispositivo debe ser capaz de leer el código QR del carnet o de la entrada. Los códigos siguen una estructura de prefijo seguido de un identificador de 8 dígitos (completados con ceros a la izquierda):

Acceso Global (Carnet): Prefijo GLO + 8 dígitos del ID del socio.
- Ejemplo para ID 829: GLO00000829
  
  Acceso por Actividad: Prefijo ACT + 8 dígitos del ID de la actividad.
- Ejemplo: ACT00001234

2. Petición de validación

Se debe realizar una petición HTTP con el método POST a la siguiente dirección:

URL: https://<tu-dominio>.playoffinformatica.com/api.php/api/v1.0/controlacces
Método: POST
Cuerpo (JSON):

JSON

{
  "codiRaw": "GLO00000829",
  "idActivitat": "OPCIONAL_ID_ACTIVIDAD"
}

El campo idActivitat solo es necesario si se desea validar el acceso a una actividad específica en lugar del acceso general a la entidad.

3. Respuesta del sistema

El servidor validará si el código existe y si el socio cumple con los requisitos configurados (pagos al día, suscripciones activas, etc.).

Respuesta Exitosa (Código 200 OK)

Si el acceso es permitido, el sistema devuelve un objeto con los datos del socio y el tipo de registro efectuado:

JSON

{
  "nom": "Nombre",
  "cognoms": "Apellido1 Apellido2",
  "idColegiat": "1234",
  "data": "2026-03-09 13:40:00",
  "tipusAcces": "CONACCENTR",
  "foto": "https://dominio.com/foto_socio.jpg"
}

Respuesta Denegada (Código 412 Precondition Failed)

Si el socio no cumple los requisitos, el sistema devolverá el motivo específico del error para que pueda mostrarse en la pantalla del dispositivo o terminal:

Ejemplo de error: "El Socio tiene Recibos Impagados" o "Socio no suscrito a esta actividad" .

Más información en la documentación de la API

Gestión de grupos de Acceso

El sistema ofrece flexibilidad para organizar los datos recogidos:

Agrupar registros: Permite crear un listado de participantes basado en un rango horario y fecha, sin necesidad de que exista una actividad previa creada en el sistema.
Asignar a actividad: Vincula a los asistentes registrados con una actividad ya configurada. Para ello, la actividad debe tener activada la opción "Permitir acceso con carnet virtual del asociado".

Nota sobre el registro de salida: Si un usuario registra su entrada pero no la salida, el sistema reinicia el ciclo automáticamente tras 12 horas. El siguiente escaneo se contabilizará de nuevo como entrada.

Restricciones y errores de Acceso

Configuración de restricciones

Puedes automatizar la denegación de acceso desde Configuración general > Asociados > Restricciones Control Acceso, basándote en:

Recibos impagados: Impide la entrada si existen deudas pendientes.
Suscripciones: Limita el acceso según las subcategorías a las que pertenezca el contacto.

Revisión de incidencias

Si un acceso es denegado, puedes consultar el motivo detallado en la ruta: Asociados > Registro acceso > Registro acceso erróneo. Aquí aparecerán tanto los fallos de validación de la App como los de la API o el panel web.