Primeros pasos para configurar las agendas

Configurar salas

Cuando creas una reserva en la agenda, puedes añadir en qué sala se va a realizar.

1. En la barra superior Otros > Reservas dentro del apartado agenda.
2. En el módulo de la izquierda, accede a Salas.
3. Una vez dentro, en la parte superior derecha haz clic en +Sala.
4. Indica el nombre de la sala y también puedes seleccionar el color de esta. Haz clic en guardar.
5. Puedes añadir zonas de una misma sala para indicar a la hora de crear el horario a cuál tienen que dirigirse.

Configurar servicios

Cuando creamos una reserva en la agenda es necesario vincular el servicio que se va a realizar. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Accede a la barra superior Otros > Reservas dentro del apartado agenda.
2. En el módulo de la izquierda, accede a Servicios.
3. Una vez dentro, en la parte superior derecha haz clic en +Servicio.
4. En la pestaña Información, rellena los siguientes campos:

• Tipología de servicio*: indica si es un servicio reservable o un servicio vinculado a una subcategoría.
• Opciones de reserva*: escoge si la reserva la pueden realizar solo los socios o cualquier usuario, sea socio o no.
• Nombre*: indica el nombre del servicio.
• Descripción.
• Estado: Indica si está en estado Activo o Inactivo
• Color: puedes seleccionar el color con el que quieres que se vea este servicio en el calendario.
• Duración*: puedes indicar el tiempo de duración. Este campo es obligatorio, pero, una vez creada la reserva, podrás modificar el tiempo de duración.
• Plazas por sesión*: Este campo es obligatorio, pero una vez creada la reserva podrás modificarlo.

5. En la pestaña Precios, puedes rellenar los siguientes campos:

• Importe: indica el coste del servicio. Si es gratuito, puedes dejarlo en blanco.
• Importes opcionales: serán precios extra que podrán seleccionar, la cual se le sumará al importe total.
• Descuentos: descuentos que se aplicarán cuando se realice una reserva y las personas cumplan con los requisitos para que se le aplique.
• Métodos de pago: al añadir un importe, podrás seleccionar cuál es el método de pago al realizar la reserva. Si no se indica ninguno, el sistema usará el método de pago que cada asociado tiene indicado en su ficha.

Configurar personal laboral

Si tenéis personal laboral, lo tenéis que introducir.

Si no tienes dado de alta el personal laboral, sigue los siguientes pasos para crearlos:

1. En la pantalla principal > columna Asociados > Personal laboral.

   

2. Una vez dentro, arriba a la derecha haz clic en Nuevo Personal Laboral.

Si ya tienes dado de alta al personal, pero no los tienes en esa sección sigue los siguientes pasos:

1. Accede a la ficha ya creada.

   

2. Una vez dentro, en el perfil, haz clic a Editar.

3. Selecciona en estado Personal laboral.

   

   Una vez has vinculado o creado el personal laboral, recuerda que tienes que indicar el Color reserva para después poder identificar la reserva en la agenda. 

Configurar reservas

En este apartado puedes configurar aspectos generales o de condición de la reserva / horario.

Sigue estos pasos:

1. Accede a  ⚙ configuración, arriba a la derecha, al lado del logo de tu entidad.

2. En el panel izquierdo, accede a Reservas.

   

3. Una vez dentro, tienes  4 apartados para configurar:

Notificaciones por email

Encuentras los siguientes apartados para configurar:

• Enviar notificaciones al personal laboral al realizarse una reserva.
• Enviar notificaciones a los tutores del asociado que reserve el servicio.
• Enviar notificación al cabeza del grupo familiar del asociado que reserva el servicio.
• Enviar recordatorio de la reserva al cliente antes del inicio.
• Enviar notificación a la entidad cuando se realice una reserva en la parte pública.
• Plantilla de comunicados del sistema de reservas: Si haces clic en Ver plantillas puedes acceder a las plantillas que se envían de forma automática cuando un asociado realiza un reserva y puedes modificarlas a tu gusto.

Aplicaciones de videollamada

Son las reuniones telemáticas que puedes activar para vincular a las reservas.

Cancelaciones y limitaciones

En este apartado puedes aplicar algunas condiciones para que las personas que realicen alguna reserva, tengan ciertas limitaciones:

• Cancelación de reservas: esta opción le permite al usuario cancelar la reserva con un tiempo de antelación determinado. El sistema le enviará un correo tanto a la entidad como al asociado conforme ha cancelado dicha reserva.
• Limitaciones para reservar: podemos aplicar restricciones para que no puedan reservar más servicios de los que decidáis. Se pueden aplicar por mes, por semana o por día.

Horarios semanales

• Horario: En este apartado, puedes configurar el horario en el que está abierta tu entidad. 

Si en algún momento quieres realizar una reserva fuera del horario de apertura de tu entidad, el sistema no permitirá hacerlo.

• Días especiales: esta opción te permite añadir que días u horas, cierra la entidad por algún motivo específico como por ejemplo algún festivo.
• Agenda de reservas: en este apartado puedes indicar el periodo de visualización de tiempo en el calendario (intervalos de 60 minutos, 30 minutos, etc.).