Cambio de estado de la ficha

Esta función permite clasificar y gestionar la situación administrativa de cada persona dentro de la entidad, facilitando el control sobre quiénes están activos, quiénes han cesado su relación o quiénes mantienen un vínculo ocasional.

Tipos de estado

Existen 5 tipos de estado predefinidos para clasificar las fichas de los contactos dentro de la entidad:

• ALTA: Contacto activo con la entidad.

  BAJA: Contacto que ya no mantiene relación activa con la entidad. Al seleccionar este estado, se deben completar los campos: Fecha de baja, Motivo de baja, Vía de solicitud o Descripción de la baja.

• SIMPATIZANTE: Persona que participa ocasionalmente en actividades o eventos.
• PERSONAL LABORAL: Persona que colabora profesionalmente con la entidad.
  • Todo el personal: Muestra el listado completo de trabajadores, independientemente de su estado
  • No activos: Listado de antiguos trabajadores que ya no forman parte de la operativa diaria.
• BLOQUEADO: Persona identificada como no admitida por decisión de la entidad.

Cambio de estado individual

Para modificar el estado de un contacto de forma manual desde su ficha:

1. Accede a la ficha del contacto.
2. Haz clic en el botón Editar ficha.
3. Localiza el campo Estado y selecciona el nuevo estado en el menú desplegable.
4. Guarda los cambios.

Consideraciones importantes:

• Gestión familiar: Si el contacto es responsable de un grupo familiar y cambias su estado (excepto a Personal laboral), el sistema te permitirá aplicar el mismo cambio de forma automática a todos los miembros vinculados a ese grupo.
• Al marcar un contacto como Baja, este dejará de aparecer en los listados estándar. Solo será visible si consultas el Listado ampliado o el Listado de baja.

Cambio de estado en grupo

Si necesitas modificar el estado de varios contactos simultáneamente, sigue estos pasos:

1. Accede al listado donde se encuentran los contactos deseados.
2. Selecciona los contactos a modificar marcando el recuadro ▢ de la primera columna.
3. Haz clic en el menú Acciones.
4. Selecciona la opción Cambio estado asociado.
5. Elige el nuevo estado y confirma la acción.

Programar una baja

El sistema permite dejar constancia de una baja que se hará efectiva en una fecha futura, manteniendo al contacto activo hasta ese momento:

1. Accede a la ficha del contacto.
2. Haz clic en Editar ficha.
3. En el desplegable Estado, selecciona la opción Baja.
4. Activa la casilla Programar baja.
5. Indica la Fecha correspondiente en la que se debe ejecutar.

El contacto permanecerá en estado ALTA y se le seguirán cobrando los recibos hasta que llegue la fecha establecida.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Qué sucede con los recibos de un contacto si le cambio el estado a 'Baja'? El sistema dejará de generar recibos automáticos para ese contacto a partir de la Fecha de baja indicada. Los recibos que ya hayan sido generados o emitidos previamente no se verán afectados ni se eliminarán automáticamente.

¿Es posible crear un nuevo estado personalizado además de los 5 predefinidos? No. El sistema utiliza 5 estados técnicos fijos (Alta, Baja, Bloqueado, Simpatizante y Personal laboral) que determinan el comportamiento del contacto dentro de la plataforma.

¿Cómo puedo ver a los contactos que he dado de baja anteriormente? Acceda a la pantalla principal y haz clic sobre el contador de Bajas. Desde allí podrá filtrar por fechas, motivos de baja o utilizar el buscador para localizar perfiles históricos.

¿Qué ocurre si cambio el estado de un contacto que es responsable de un grupo familiar? El cambio de estado es individual. Si el responsable pasa a estado Baja, sus familiares asociados mantendrán su estado de Alta de forma independiente, aunque el grupo familiar seguirá vinculado administrativamente. De todas formas, al realizar dicha acción, se pregunta si quieres aplicar ese estado al resto del grupo familiar.

¿Qué campos son obligatorios al marcar a un contacto como 'Baja'? Es obligatorio definir el nuevo estado como Baja y asignar una Fecha de baja. El campo "Motivo de baja" es opcional, aunque recomendable para el análisis estadístico posterior.

¿Es reversible el cambio de estado realizado de forma masiva? No existe un botón de "deshacer". Para revertirlo, deberá realizar un nuevo Cambio de estado masivo seleccionando a los mismos contactos y devolviéndoles su estado anterior manualmente.

¿Dónde puedo gestionar los motivos de baja que aparecen en el desplegable? Los motivos se administran desde Configuración > Otros > Motivos de baja. Allí puede añadir, editar o eliminar las opciones que se presentan al dar de baja a un usuario.

¿Si programo una baja, el contacto sigue apareciendo en los listados estándar hasta esa fecha? Sí. Mientras la fecha de baja sea futura, el contacto se considera en estado Alta y seguirá apareciendo en los listados de asociados activos y en los procesos de comunicación habituales.

¿Qué diferencia hay entre el listado estándar y el listado de bajas? El Listado estándar muestra a los contactos con estado actual activo (Alta, Pre-inscrito, etc.). El Listado de bajas es un registro histórico y de planificación que incluye exclusivamente a quienes han cesado su actividad o tienen programado hacerlo.

¿Puedo cambiar el estado de un contacto a 'Bloqueado' de forma masiva? Sí. El proceso es idéntico al de la baja masiva: seleccione los contactos en el listado, pulse Acciones > Cambio estado asociado y elija la opción Bloqueado.

¿El cambio de estado a 'Personal laboral' afecta a los miembros de su grupo familiar? No. Al igual que con el resto de estados, el cambio a Personal laboral solo afecta a la ficha individual del contacto seleccionado y no tiene repercusión automática en sus parientes.

¿Dónde se visualiza la opción de 'Cambio estado asociado' en el listado de contactos? Aparece dentro del menú desplegable del botón Acciones, el cual se habilita únicamente después de haber marcado al menos un contacto de la lista.