Creación de reservas y horarios

Antes de crear una reserva o el espacio en el horario,  configura los primeros pasos de la agenda. Una vez configurados los servicios y salas, es hora de poner en marcha la agenda. En Playoff, existen dos formas de trabajar: creando Horarios (espacios disponibles para que los socios se apunten) o realizando Reservas Manuales (inscripciones directas por parte de la administración).

Reservas Online: Creación de Horarios

Este método permite al usuario reservar un servicio en la franja horaria preferida desde la web/app. Para que se pueda reservar, debes seguir los siguientes pasos:

Crear el espacio disponible (Horario)

1. Ve a Otros > Agenda > Reservas y entra en la sección Horario del menú lateral.
2. Haz clic en + Nuevo Horario o pulsa directamente sobre el día y hora en el calendario.
3. Configura los detalles:
   • Servicio: Al elegirlo, se cargarán sus condiciones por defecto (aforo, precios y descuentos).
   • Día y hora: Indica cuándo está disponible el servicio para que se pueda reservar.
   • Recurrencia: Activa "Repetir" si el horario es fijo (ej. todos los martes hasta final de mes).
   • Espacio y Profesional laboral: Vincula dónde y con qué profesional se desarrollará la actividad.
   • Limitar por subcategorías: Utiliza este filtro si quieres restringir la reserva únicamente a un grupo específico de personas, evitando que usuarios no autorizados se inscriban.
   • Reunión telemática: Indica si el servicio se llevará a cabo de forma telemática y activa por qué plataforma quieres que se celebre (Zoom, Google Meet, Jitsi). El sistema generará el enlace de acceso de forma automática.
   • Permitir reservas de no socios: Activa esta opción si quieres abrir este horario concreto a personas externas a tu entidad, saltándote la restricción general del servicio.
   • Tiempo de antelación para reservar y Cierre de reservas: Controla tu agenda indicando con cuánto tiempo de antelación se puede empezar a reservar y en qué momento exacto se debe cerrar la inscripción (ej. 2 horas antes de empezar).

Cómo reservan tus asociados

Para que los socios se inscriban, pueden hacerlo desde la app o desde el enlace público de tu agenda, al que puedes acceder de la siguiente forma:

1. En la sección Horario, haz clic en el botón Ver horarios (arriba a la derecha).
2. Comparte el enlace: Copia la URL del navegador y envíala por email, publícala en tus redes o vincúlala a tu botón "Reservar" en la web.

El usuario solo tendrá que elegir el hueco, identificarse y rellenar los datos de la reserva.

Reservas Manuales (Gestión Interna)

Utiliza esta opción cuando necesites inscribir a un contacto directamente desde la oficina o gestionar el alquiler puntual de una pista/sala.

Cómo crear una reserva manual

1. Ve a Otros > Agenda > Reservas.
2. Clica en Nueva Reserva o haz clic sobre el hueco libre en el calendario.
3. Selecciona al Inscrito, el Servicio y la Sala.
4. Pagos: Si el servicio tiene coste, el sistema generará automáticamente un recibo en la ficha del participante en estado "Pendiente".

Visualización y Control de la Agenda

Para un seguimiento eficiente, el sistema te ofrece tres perspectivas distintas según lo que necesites gestionar en cada momento:

• Vista Calendario: Es la opción más ágil para el día a día. Permite ver de un vistazo la ocupación de tus instalaciones y la disponibilidad del equipo. Puedes aplicar filtros por profesional o sala para detectar huecos libres o solapamientos en segundos.
• Vista de Lista: Ideal para realizar tareas de control y análisis. Desde aquí podrás:
  • Obtener un cómputo total de reservas en un periodo concreto.
  • Filtrar y comprobar estados de pago de forma masiva.
  • Consultar las respuestas a los campos personalizados que los usuarios completaron al reservar.
  • Exportar datos para informes externos.
• Desde la ficha del contacto: Accediendo al apartado "Reservas" de un perfil específico, podrás consultar su historial completo, gestionar sus citas actuales o realizar cancelaciones y ediciones de forma personalizada.

Comunicación y Recordatorios

No dejes que tus socios olviden su cita. Tienes dos formas de informarles:

1. Recordatorio Automático: Al crear el horario o la reserva, asegúrate de tener activa la opción de envío automático de notificación.
2. Comunicado Manual: Ve a Reservas > Lista.
   • Selecciona a los usuarios que desees.
   • Haz clic en Acciones > Generar Comunicado para enviarles un mensaje personalizado o un recordatorio de última hora.