Gestión de Categorías, Subcategorías y Cuotas

En este artículo:

• Crear Categorías
• Crear Subcategorías
• Crear Cuotas
• Acciones en categorías, subcategorías y cuotas
• Vincular o desvincular subcategorías

La funcionalidad de categorías y subcategorías te permite organizar a tus asociados en grupos personalizados. Esta clasificación facilita la segmentación para asignar cuotas, enviar comunicaciones, exportar listados y realizar análisis más precisos de tu entidad.

Crear Categorías

Las categorías actúan como contenedores principales para agrupar subcategorías. Para crear una categoría, sigue estos pasos:

1. Accede al módulo de Configuración ⚙.
2. Dirígete al menú lateral izquierdo y selecciona Asociados > Categorías.
3. Una vez dentro, haz clic en el botón Nueva Categoría situado en la parte superior derecha.

Al crearla, deberás configurar los siguientes campos:

• Indica el nombre: El nombre identificativo de la categoría.
• ¿Aceptas varias subcategorías?: Determina si se permitirán múltiples subcategorías por asociado.
• Relacionar con una temporada: Vincula la categoría a un ejercicio específico.
• Orden de visualización: Configura su orden de aparición en los listados.
• Descripción: Puedes añadir una descripción a nivel interno.

Una vez creada la Categoría, podrás proceder a crear sus subcategorías.

Crear Subcategorías

Dentro de la categoría creada, puedes definir diferentes subcategorías para segmentar mejor a los miembros.

Pasos para crear la subcategoría

1. Dentro de la categoría, dirígete a la parte inferior y haz clic en el botón azul Nueva Subcategoría.

   Rellena los siguientes datos:

   • Nombre: Indica el nombre de la subcategoría.
   • Categoría: Muestra la categoría a la que estás realizando la vinculación.
   • Mostrar esta subcategoría en formularios de inscripción online: Activa esta opción para permitir que los asociados se inscriban a través de formularios externos.
   • Esta subcategoría tiene una cuota flexible: Permite que el asociado elija el importe y la periodicidad.
   • Dar de baja: Al activarlo, no aparecerá en la pantalla principal ni en el registro de fichas, aunque se mantendrá el histórico.
   • Orden de visualización: Define la posición en los listados.
   • Limitar por edad: Restringe la selección a personas según su edad o año de nacimiento.
   • Trasladar automáticamente: Permite seleccionar a qué categoría, subcategoría y cuota se traspasará la persona cuando supere la edad máxima establecida.
   • Máximo de plazas: Establece un límite de inscripciones; el sistema informará cuando se agoten.

Campos personalizados en subcategorías

Estos campos sirven para solicitar o vincular información específica de una subcategoría en el momento de la vinculación:

1. Accede a la sección Campos personalizados dentro de la subcategoría.
2. Haz clic en +Añadir campo dinámico y crea los campos necesarios.

Crear Cuotas

Tras crear las subcategorías, puedes vincularles una cuota para automatizar los cobros.

1. Dentro de la subcategoría, haz clic en el botón azul Nueva Cuota en la parte inferior.

   Configura los siguientes campos:

   • Tipología: Elige entre Recurrente, Pago único, Gratuita o Personalizada.
   • Periodicidad: Disponible únicamente para la tipología Recurrente.
   • Importe Base: (Solo para Pago único y Recurrente).
   • IVA: (Solo para Pago único y Recurrente).
   • Importe: Indica el total calculado de la cuota.
   • Periodicidad, mes, año y subcategorías visibles en el concepto del recibo: Si se activa, estos datos aparecerán en el concepto del recibo de la remesa.

Cuotas personalizadas

En el caso de las cuotas personalizadas, el funcionamiento varía. Debes completar:

• Periodicidad: Texto informativo sobre la frecuencia de cobro.
• IVA e Importe: Suma total de todos los pagos (IVA incluido).
• Distribución de cuotas: Añade los pagos individuales indicando el N.º de pagos, el Importe base de cada uno y la Fecha de recibo.

Acciones en categorías, subcategorías y cuotas

Clonar categorías

1. Ve a Configuración ⚙.
2. Accede a Asociados > Categorías y haz clic sobre la que desees duplicar.
3. En la parte superior derecha, haz clic en Clonar. Esto copiará la categoría, sus subcategorías y sus cuotas.

Clonar subcategorías

1. Ve a Configuración ⚙ > Asociados > Categorías.
2. Entra en la categoría correspondiente y selecciona la subcategoría a duplicar.
3. Haz clic en Clonar en la parte superior derecha. Se clonará la subcategoría y su cuota dentro de la misma categoría.

Vincular o desvincular subcategorías

Vincular de forma individual

1. Accede a la Ficha del asociado.
2. En la sección Categorías, haz clic en Acciones > Nueva.
3. Selecciona la Categoría y Subcategoría.
4. Si hay una cuota vinculada, completa la Periodicidad, Próximo recibo y Descuento (si aplica).

Vincular en bloque

1. Accede a un listado donde se encuentren los asociados.
2. Selecciona a los miembros que deseas vincular.
3. Dirígete a Acciones > Asignar subcategoría.
4. Rellena los campos de Categoría, Subcategoría, Periodicidad y Próximo recibo.

Desvincular de forma individual

1. Entra en la Ficha del asociado.
2. En la sección Categorías, marca el cuadrado de la primera columna de la categoría a eliminar.
3. Haz clic en Acciones > Eliminar.

Desvincular en bloque

1. Accede al listado de una Subcategoría.
2. Selecciona a los asociados que quieres desvincular.
3. Haz clic en Acciones > Desvincular subcategoría.
4. Confirma la Categoría y Subcategorías a desvincular.