Categorías, subcategorías y cuotas

Las categorías y subcategorías te permiten clasificar a tus socios en diferentes grupos para segmentar la información según tus necesidades: asignar cuotas, exportar listados específicos, enviar email o filtrar datos.

EN ESTE ARTÍCULO

ACCIONES

Crear categorías

Las categorías nos permiten crear grupos de clasificación. Para crearlas sigue estos pasos:

  1. Dirígete a  ⚙  configuración en la barra superior derecha.
  2. Accede al apartado Categorías desde el módulo izquierdo.
  3. Una vez dentro accede al apartado Categorías.
  4. Haz clic en +Categoría en la parte superior derecha.

  5. Rellena los siguientes datos:
  • Nombre: de la categoría que englobará las subcategorías.
  • ¿Aceptar varias subcategorías?: activa esta opción si un asociado puede estar en varias subcategorías de la misma categoría.
  • Relacionar con una temporada: si la relacionamos, podemos visualizar un listado con el informe de previsión de las ganancias que obtendremos esa temporada.
  • Orden: es el orden de visualización de las categorías en la pantalla principal.

Crear subcategorías

Una vez has creado las categorías, hay que añadir las subcategorías. Sigue estos pasos:

  1. Dirígete a  ⚙  configuración en la barra superior derecha.
  2. Accede al apartado Categorías desde el módulo izquierdo.
  3. Una vez dentro accede al apartado Categorías.
  4. Haz clic en encima de la categoría que has creado.

  5. Una vez dentro haz clic en Nueva subcategoría en la parte inferior.

  6. Rellena los siguientes datos:
  • Nombre: indica el nombre de la subcategoría.
  • Categoría: aparece la categoría a la que estás vinculando la subcategoría.
  • Mostrar esta subcategoría en formularios de inscripción online: esta opción te permite activarla para que los asociados se inscriban a través de un formulario. Para más información haz clic aquí.
  • Esta subcategoría tiene una cuota flexible (el asociado puede escoger el importe y la periodicidad): para configurar este apartado, puedes revisar el artículo "Cuotas flexibles".
  • Dar de baja: desactivarla para que no aparezca en la pantalla principal.
  • Orden: es el orden de visualización de las subcategorías dentro de la categoría.
  • Limitar por edad: puedes añadir un límite por edad y fecha de nacimiento. La fecha o la edad que indiques están incluidas en el filtro.
  • Trasladar automáticamente los miembros a otra subcategoría en el momento que superen la edad máxima (esta acción solo aparece si activas un límite por edad): puedes seleccionar a qué categorías, subcategoría y cuota quieres que se traspase la persona que supere este límite.

Una vez las personas del listado han superado la fecha máxima o edad máxima, aparecerá un aviso conforme han superado este límite a través del cual podréis visualizar quienes son y realizar acciones.

Cuando una subcategoría ha llegado al límite, visualizarás un aviso:

  • Máximo de plazas: Número de plazas de la subcategoría. Una vez agotadas, si intentan inscribirse el sistema le indica que las plazas están agotadas.

Una vez das de baja una subcategoría, en la ficha de la persona podrás visualizar un botón par ver el histórico.

Campos personalizados subcategorías

Estos campos personalizados sirven para vincular alguna información importante a una subcategoría en concreto. Para crear el campo sigue estos pasos:

  1. Accede a   ⚙ configuración en la barra superior derecha.
  2. Accede al apartado  Categorías desde el módulo izquierdo.
  3. Una vez dentro accede al apartado  Campos personalizados Subcategorías.

  4. Hacemos clic en +Añadir campo dinámico y creamos el campo:

Para rellenar el campo en la subcategoría sigue estos pasos:

  1. Accede a  ⚙ configuración en la barra superior derecha.
  2. Una vez dentro, en el menú de la izquierda, accede a  Categorías.
  3. Accede a la  categoría donde se encuentra la subcategoría:

  4. Una vez dentro de la subcategoría, podrás  rellenar el campo que has creado para poder visualizarlo como una columna en el listado de la subcategoría:

Crear cuotas

Cuando has creado las subcategorías, tienes la opción de vincular una cuota. Para vincular cuotas, sigue estos pasos:

  1. Dirígete a  ⚙  configuración en la barra superior derecha.
  2. Accede al apartado Categorías desde el módulo izquierdo.
  3. Una vez dentro accede al apartado Categorías.
  4. Haz clic en la categoría que has creado.

  5. Accede a la subcategoría que has creado.

  6. En la parte inferior haz clic en Nueva cuota.
  7. Rellena los datos:
  • Tipología. Selecciona una opción: Recurrente, Pago único, Gratuita o Personalizada.
  • Periodicidad: esta opción tan solo se podrá seleccionar con la tipología Recurrente.
  • Importe Base (solo en Pago único y Recurrente).
  • IVA (solo en Pago único y Recurrente).
  • Importe: te indica el importe total de la cuota.
  • Periodicidad, mes, año y subcategorías visibles en el concepto del recibo dentro de una remesa: si activamos esta opción, se verán los campos en el concepto del recibo.

Puedes vincular distintas cuotas a la subcategoría siempre que tengan distinta periodicidad

En el caso de las cuotas personalizadas, el funcionamiento es un poco distinto. Los apartados que deberás rellenar para una cuota personalizada son los siguientes:

  • Periodicidad: Texto libre informativo que indica cada cuánto se cobra esa cuota.
  • IVA
  • Importe: Suma total de los pagos que se realizarán en esta cuota (con IVA incluido).
  • Distribución de cuotas: aquí debes añadir los pagos que formarán parte de esta cuota. Deberás indicar:
    • N.º de pagos que tendrá la cuota
    • Importe base de los pagos (sin el IVA)
    • Fecha de vencimiento de cada pago

La Cuota Personalizada debe tener, como mínimo, dos pagos para poder crearse. Además, es incompatible con las cuotas Recurrente y Gratuita. Solo se puede crear una Cuota Personalizada por subcategoría.

Vincular categorías y subcategorías de forma individual o en bloque

Vincular asociados de forma individual:

Puedes vincular asociados de forma individual de la siguiente forma:

  1. Accede a la ficha del asociado.
  2. Una vez dentro, en la sección Categorías, haz clic en + Categoría.

  3. Rellena los campos:
  • Categoría.
  • Subcategoría.

Si la subcategoría tiene una cuota vinculada, te aparecerán los siguientes campos para rellenar:

  • Periodicidad.
  • Próximo recibo.
  • Descuento.

NOTA: Recuerda que puedes aplicar descuentos en este apartado. Para más información haz clic aquí.

Para vincular asociados en bloque:

  1. Accede a un listado dónde se encuentren los asociados a los que quieres realizar la vinculación.
  2. Selecciona los asociados que pertenecerán a la misma categoría, subcategoría y cuota.
  3. Dirígete a acciones > Asignar subcategoría.

  4. Rellena los campos:
  • Categoría.
  • Subcategoría.

Si la subcategoría tiene una cuota vinculada, te aparecerán los siguientes campos para rellenar:

  • Periodicidad.
  • Próximo recibo.

NOTA: La fecha próximo recibo, es la fecha del día que emitiréis el siguiente recibo. Esta fecha se puede modificar en bloque o de forma individual después. Haz clic aquí para más información.

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Una vez lo tengas, haz clic en .

Desvincular categorías y subcategorías de forma individual o en bloque

Puedes desvincular categorías y subcategorías de forma individual de la siguiente forma:

  1. Accede a la ficha del asociado.
  2. Una vez dentro, en la sección Categorías >  haz clic en los tres puntitos > eliminar.

Puedes desvincular categorías y subcategorías en bloque de la siguiente forma:

  1. Accede al listado de una subcategoría.

  2. Una vez dentro, selecciona los asociados que quieres desvincular.
  3. Acciones > desvincular subcategoría.

  4. Rellena los siguientes datos:

Acciones para modificar subcategorías

Para modificar subcategorías puedes seguir estos pasos:

  1. Accede a  ⚙  configuración en la parte superior derecha.
  2. Una vez dentro, en el menú de la izquierda, accede a Categorías.
  3. Tienes dos opciones para acceder a la subcategoría:
  • Accede a la categoría donde se encuentra la subcategoría.

Accede a la pestaña subcategorías y accede a la que quieres modificar.

Acciones para modificar cuotas

Para modificar subcategorías puedes seguir estos pasos:

  1. Accede a  ⚙  configuración en la parte superior derecha.
  2. Una vez dentro, en el menú de la izquierda, accede a Categorías.
  3. Tienes dos opciones para acceder a modificar las cuotas:
  • Accede a la categoría donde se encuentre la subcategoría con la cuota que quieres modificar vinculada.
  • Accede a la pestaña cuotas y accede a la que quieres modificar.

Clonar categorías y subcategorías

Para clonar una categoría sigue estos pasos:

  1. Accede a configuración > Categorías > y haz clic encima de la categoría.
  2. Dentro, en la parte superior derecha, haz clic en Clonar.
  3. Te clonará la categoría, subcategorías y cuotas.

Para clonar una subcategoría sigue estos pasos:

  1. Accede a configuración > Categorías > y haz clic encima de la categoría.
  2. Dentro de la categoría, accede a la subcategoría y haz clic en Clonar.
  3. Te clonará la subcategoría y cuota en la categoría en la que has accedido.

NOTA: Para distinguir la categoría/subcategoría clonada de la original, se la asignará como nombre “copia de .... “a la clonada.

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