Gestión de inscripciones a eventos y actividades
EN ESTE ARTÍCULO
Anular una inscripción como administrador
Para anular la inscripción de una persona:
- Accede a la ficha de la persona.
- Ve a la pestaña Actividades.
- Localiza la actividad correspondiente.
- Haz clic en Anular inscripción.
El sistema enviará automáticamente un email a la persona informando de que su inscripción ha sido anulada.
Una vez anulada la actividad, podrás gestionar los recibos asociados:
- Devolver importes ya pagados
- Anular recibos
- Marcar recibos como “No devolver”
- Otras acciones económicas disponibles
Permitir que los usuarios anulen su propia inscripción
Para que los asociados puedan anular su inscripción de forma autónoma:
- Accede a la configuración de la actividad.
- Dirígete a Opciones > Inscripción.
- En el apartado Anulaciones, activa la opción:
Cómo puede anularla el asociado
Una vez activada la opción, el asociado podrá anular su inscripción desde su área privada.
Desde el área privada
- El asociado accede a su área privada.
- Entra en la pestaña Actividades.
- Localiza la actividad correspondiente.
- Haz clic en Anular inscripción.
Permitir que los usuarios anulen su propia inscripción des de la App
Si el asociado tiene sesión iniciada en la App, puede anular su inscripción siguiendo estos pasos:
- Accede a la pestaña Actividades.
- Entra en la actividad que desea anular.
- Haz clic en el icono de la papelera situado en la parte superior derecha.
- Confirma la anulación.
Una vez confirmada, la inscripción quedará anulada según las condiciones configuradas en la actividad.
Si una inscripción anulada tiene recibos pagados, aparecerá un aviso en el panel principal para gestionarlos.
Pasos a seguir
- Accede al aviso que aparece en el panel principal.
- Se mostrarán dos opciones de gestión:
➤ Opción 1: No devolver el dinero
Marca los recibos como “No devolver el dinero”.
También puedes hacerlo de forma individual:
- Accede a cada recibo
- Haz clic en “No devolver el dinero del recibo”
➤ Opción 2: Anular los recibos
Selecciona esta opción para anular los recibos asociados.
- Se abrirá un listado con todos los recibos pagados vinculados a inscripciones anuladas.
- Selecciona los recibos que deseas anular.
- Haz clic en Acciones > Cambio de estado.
- Selecciona la opción para anularlos.
➤ Opción 3: Generar una factura rectificativa
- Se abrirá un listado con todos los recibos pagados vinculados a inscripciones anuladas.
- Selecciona los recibos que deseas rectificar.
- Haz clic en Acciones > Rectificar.
Modificar inscripción
Para modificar una inscripción existente:
- Accede a la inscripción que deseas modificar.
- Selecciona el nuevo tipo de inscripción.
- Ajusta las opciones extra si corresponde.
- Haz clic en Guardar.
Al guardar los cambios, el sistema generará automáticamente un nuevo recibo.
El tipo de recibo dependerá de la variación de importe:
- ➕ Cobro: si el nuevo importe es mayor que el anterior
- ➖ Pago (devolución): si el nuevo importe es menor que el anterior
Acciones desde el listado de inscripciones
Para acceder al listado completo de inscripciones:
- Ve a la barra superior.
- Accede a Otros > Actividades > Inscripciones.
El primer listado muestra todas las inscripciones realizadas.
Organización del listado
- En la parte izquierda se muestran las actividades organizadas por los grupos configurados.
- Selecciona un grupo o actividad para filtrar las inscripciones correspondientes.
Acciones disponibles
Desde este listado puedes realizar diversas acciones sobre las inscripciones, como:
- Consultar detalles de la inscripción
- Modificar datos
- Anular inscripciones
- Gestionar recibos asociados
- Exportar información (si está disponible)
Descargar adjuntos
Puedes descargar los archivos adjuntos vinculados a las inscripciones de los participantes de una actividad.
Pasos a seguir
- Selecciona los participantes cuyos adjuntos deseas exportar.
- Haz clic en Descargar adjuntos.
- El sistema generará una descarga con los archivos correspondientes.
Se descargarán todos los adjuntos asociados a las inscripciones de los participantes seleccionados.
⚠️ El número máximo de archivos por descarga es de 100 adjuntos.
Generar recibo de inscripción
Cuando una persona se inscribe en una actividad con precio, el sistema genera automáticamente un recibo con el importe correspondiente al tipo de inscripción seleccionado.
Si necesitas generar un recibo manualmente desde el listado de inscritos, sigue estos pasos:
Pasos a seguir
- Accede al listado de inscritos de la actividad.
- Localiza la inscripción correspondiente.
- Haz clic en Acciones > Generar recibo en la inscripción.
- Completa los datos necesarios.
- Haz clic en Guardar.
El recibo quedará vinculado a la inscripción seleccionada.
ⓘ El importe del nuevo recibo se sumará al total de la inscripción y podrás verlo dentro del detalle de la actividad.
Imprimir informe de la inscripción
Desde el listado de inscritos de una actividad, puedes generar un informe con el resumen completo de una o varias inscripciones.
El informe incluye:
- Datos de la persona inscrita
- Respuestas a los campos adicionales (si los hay)
- Tipo de inscripción o precio seleccionado
- Opciones extra asociadas
Pasos para obtener el informe
- Selecciona la inscripción o las inscripciones deseadas.
- Haz clic en Imprimir > Imprimir informe.
El sistema generará un documento con la información detallada de las inscripciones seleccionadas.
El informe de inscripción también puede enviarse automáticamente por correo electrónico a los inscritos.
Para ello, debes añadir la etiqueta correspondiente en el correo de preinscripción o de validación de la actividad.
Esta etiqueta genera un enlace directo al informe, que la persona podrá:
- Visualizar online
- Imprimir
- Guardar en su dispositivo
ⓘ Puedes editar la plantilla del sistema o asociar una plantilla personalizada a la actividad. En cualquiera de las dos opciones, podrás incluir la etiqueta que genera el enlace al informe, permitiendo que la persona inscrita acceda a él.