Gestión de inscripciones a eventos y actividades

Este artículo describe cómo gestionar de manera integral las inscripciones a eventos y actividades de tu entidad. Aprenderás a realizar anulaciones (tanto desde el perfil de administrador como por parte del usuario), modificar datos, habilitar reservas temporales de plazas para evitar duplicados en picos de alta demanda y realizar acciones avanzadas desde el listado de inscritos.

Anular una inscripción

Anular una inscripción como administrador

Para anular la inscripción de una persona desde el panel de gestión, sigue estos pasos:

1. Accede a la ficha de la persona correspondiente.
2. Ve a la pestaña Actividades.
3. Localiza la actividad que deseas cancelar.
4. Haz clic en el botón Anular inscripción.

El sistema enviará de forma automática un correo electrónico a la persona informándole de que su inscripción ha sido anulada. Una vez realizada la acción, podrás gestionar los recibos asociados mediante las siguientes opciones:

• Devolver importes ya pagados.
• Anular recibos.
• Marcar recibos como “No devolver”.
• Realizar otras acciones económicas disponibles.

Permitir que los usuarios anulen su propia inscripción

Si deseas que los asociados puedan gestionar sus propias anulaciones de forma autónoma, debes habilitar la función previamente:

1. Accede a la configuración de la actividad.
2. Dirígete a Opciones > Inscripción.
3. En el apartado Anulaciones, activa la opción Cómo puede anularla el asociado.

Una vez activada, los usuarios podrán realizar el proceso dependiendo de la plataforma que utilicen:

Desde la versión Web (Área privada)

1. El asociado debe acceder a su Área privada.
2. Entra en la pestaña Actividades.
3. Localiza la actividad correspondiente.
4. Haz clic en Anular inscripción.

Desde la App móvil

Si el asociado tiene la sesión iniciada en la aplicación, debe seguir estos pasos:

1. Accede a la pestaña Actividades.
2. Entra en la actividad específica que desea dar de baja.
3. Haz clic en el icono de la Papelera situado en la parte superior derecha.
4. Confirma la acción de anulación.

Gestión de recibos en inscripciones anuladas

Si una inscripción cancelada cuenta con recibos que ya han sido pagados, el sistema mostrará un aviso en el Panel principal para resolver la situación económica.

Pasos a seguir:

1. Accede al aviso mostrado en el Panel principal.
2. Selecciona una de las tres opciones de gestión disponibles:

Opción 1: No devolver el dinero

• Selecciona esta alternativa para marcar globalmente los recibos bajo el estado de No devolver el dinero.
• Si prefieres hacerlo de manera individualizada: accede a cada recibo de forma independiente y haz clic sobre la opción No devolver el dinero del recibo.

Opción 2: Anular los recibos

• Selecciona esta opción para invalidar los recibos asociados. El sistema abrirá un listado con todos los cobros pagados vinculados a la inscripción anulada.
• Selecciona los recibos específicos que deseas anular.
• Haz clic en Acciones > Cambio de estado y elige la opción correspondiente para anularlos.

Opción 3: Generar una factura rectificativa

• Al elegir esta opción, se desplegará el listado con los recibos abonados vinculados a la baja.
• Selecciona los recibos que necesitas rectificar.
• Haz clic en Acciones > Rectificar.

Modificar una inscripción

Para cambiar las condiciones de una inscripción ya existente, realiza el siguiente procedimiento:

1. Accede a la inscripción concreta que deseas modificar.
2. Selecciona el nuevo tipo de inscripción en el menú desplegable.
3. Ajusta las opciones extra o complementarias si corresponde.
4. Haz clic en el botón Guardar.

Al guardar las modificaciones, el sistema generará automáticamente un nuevo recibo corrector. El tipo de documento dependerá directamente de la variación del precio final:

• ➕ Cobro: Se emite si el importe de la nueva inscripción es superior al anterior.
• ➖ Pago (devolución): Se emite si el importe de la nueva inscripción es inferior al anterior.

Bloqueo temporal de plazas

El mecanismo impide que múltiples usuarios accedan al checkout de forma simultánea cuando resta una única plaza libre, eliminando la posibilidad de que ocurran duplicados en los pagos. Esta validación se aplica de forma integrada teniendo en cuenta los elementos depositados en el carrito de compra (cesta), operando sin unidades adicionales y sin lista de espera.

Flujo de trabajo en el proceso de compra

• Acción de inicio: El proceso de validación atómica se desencadena de manera automática al hacer clic en el botón Continuar, ya sea justo después de introducir el correo electrónico de validación o tras seleccionar la cantidad de plazas que se desean reservar.
• Bloqueo preventivo al inicio: Si el sistema confirma la disponibilidad de plazas, retendrá una de ellas por un período inicial de 15 minutos. En ese mismo instante, saltará un aviso en pantalla informando al usuario de que dispone de un límite de 15 minutos para finalizar la transacción, mostrándose además un contador visible con la cuenta atrás del tiempo restante.
• Estado de "Reserva en curso": Durante este período de retención (con un margen máximo total de hasta 15 minutos según el flujo del servidor), la plaza guardada NO se mostrará disponible para ningún otro usuario de la plataforma.
• Mensajería informativa para terceros: En caso de que otro usuario intente inscribirse en la actividad cuando la última plaza disponible se encuentra retenida en un proceso de Hold activo, el sistema le denegará el acceso al checkout de pago mostrando el siguiente mensaje en la interfaz:

"En estos momentos no quedan plazas disponibles. Hay una reserva en curso. Si no se completa, la plaza se volverá a liberar automáticamente."

• Resolución y cierre del bloqueo:
  • Éxito: Si el usuario completa satisfactoriamente el pago y el formulario de inscripción, la reserva temporal se consolida automáticamente en una inscripción definitiva.
  • Abandono o Caducidad: Si se agota el plazo de 15 minutos sin que se concluya el checkout (o si el usuario cancela de forma voluntaria la operación), el sistema liberará la plaza de manera automática para el público en general y emitirá una notificación al usuario advirtiéndole de que su tiempo ha expirado.

Puedes configurar el tiempo límite accediendo a:

1. Configuración en el menú superior derecho.
2. En el menú lateral izquierdo, accede a Actividades > Formulario de inscripción > pestaña Configuración.
3. Una vez dentro de Inscripción puedes configurarlo en la opción: Tiempo de reserva de plaza.

Acciones desde el listado de inscripciones

Para visualizar y gestionar de forma masiva el estado de los inscritos, accede a la sección centralizadora:

1. Dirígete a la barra de navegación superior del sistema.
2. Haz clic en Otros > Actividades > Inscripciones.

La vista inicial te mostrará el histórico y el estado de todas las inscripciones procesadas en la plataforma.

Organización del listado

En el margen izquierdo de la pantalla dispones de un menú estructural que organiza las actividades por los grupos que hayas configurado previamente. Haz clic sobre cualquier grupo o actividad concreta para filtrar los registros del panel central de forma inmediata.

Acciones disponibles

Desde este panel de control, puedes ejecutar las siguientes acciones comerciales y de gestión sobre cada registro:

• Consultar detalladamente la información de la inscripción.
• Modificar los datos personales o de opciones elegidas.
• Procesar anulaciones de inscripciones.
• Gestionar de forma directa los recibos asociados.
• Exportar la información del listado (según disponibilidad del plan).

Descargar adjuntos

El sistema te permite extraer de forma masiva los archivos o documentación que los participantes hayan subido durante su proceso de inscripción.

Pasos a seguir:

1. Selecciona las casillas de los participantes cuyos archivos deseas descargar.
2. Haz clic en el botón Descargar adjuntos.

El sistema recopilará la documentación y generará un archivo comprimido para su descarga. Se incluirán todos los adjuntos vinculados a los participantes seleccionados.

Generar recibo de inscripción

Por defecto, cuando un usuario se apunta a una actividad que requiere un pago, el sistema genera automáticamente el recibo vinculando el importe con la tarifa de inscripción configurada. Si por cualquier motivo necesitas expedir un recibo de forma manual, sigue este procedimiento:

Pasos a seguir:

1. Accede al listado de inscritos dentro de la propia actividad.
2. Ubica visualmente al participante requerido.
3. Haz clic sobre Acciones > Generar recibo en la inscripción.
4. Cumplimenta los campos y datos requeridos en la ventana emergente.
5. Haz clic en Guardar.

El nuevo recibo quedará indexado y vinculado al expediente de la inscripción. ⓘ Información adicional: El importe de este nuevo recibo se sumará de forma acumulativa al coste total de la inscripción y podrás auditarlo directamente entrando al detalle de la actividad.

Imprimir informe de la inscripción

Si necesitas un resguardo físico o un documento resumen del estado de uno o varios participantes, puedes emitir informes directamente desde el listado de inscritos.

El documento resultante recopila:

• Datos personales e identificativos de la persona inscrita.
• Respuestas detalladas a los campos adicionales del formulario.
• Tipo de inscripción o tarifa de precio seleccionada.
• Opciones extra y servicios complementarios asociados.

Pasos para obtener el informe:

1. Selecciona mediante las casillas de verificación la inscripción o inscripciones deseadas.
2. Haz clic en el botón Imprimir > Imprimir informe.

El sistema generará el archivo final con toda la información desglosada listo para guardar o imprimir.

Este informe también se puede enviar de forma automatizada por correo electrónico a los propios interesados. Para activar esta opción, debes insertar la etiqueta del sistema correspondiente dentro de la plantilla del correo de preinscripción o en el mensaje de validación de la actividad. Esta etiqueta incrusta un enlace personalizado para que el inscrito pueda de forma directa:

• Visualizar el informe online.
• Imprimir el documento.
• Guardarlo en el almacenamiento de su dispositivo de manera local.