Gestión Documental: Compartir archivos de tu entidad con los usuarios

Este módulo permite centralizar, organizar y compartir documentos oficiales con los miembros de tu organización. Es la herramienta ideal para que tus socios tengan siempre a mano los estatutos, reglamentos internos o actas de reuniones.

Cómo acceder al Gestor de Documentos

Para gestionar los archivos generales de tu entidad:

1. Haz clic sobre el logo de tu entidad (esquina superior derecha). Si por alguna razón no visualizas el logo, asegúrate de estar en la pantalla principal del panel de gestión.
2. Selecciona el apartado Documentos.

Organización y Carga de Archivos

Para evitar que los archivos estén sueltos, el sistema permite organizarlos mediante carpetas. Una vez dentro de la carpeta correspondiente, haz clic en añadir documento y completa los campos:

• Nombre: Título identificativo (se puede editar posteriormente).
• Tipo: Clasificación según el contenido (Estatutos, Acta, Genérico o Convenio).
• Fichero: El archivo a subir. El límite es de 15 MB. Si intentas subir uno de 20 MB, el sistema dará error por exceder el peso permitido.
• Privacidad: Define quién tiene acceso (Todos, Administradores o Restringido).

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Cómo puedo organizar mis documentos para que no estén todos sueltos? Utiliza la función de creación de carpetas. Puedes crear tantas carpetas como necesites para agrupar los archivos por temática o año. Además, el sistema permite la creación de subcarpetas dentro de carpetas principales.

¿Cuál es el tamaño máximo permitido para los archivos? El límite por archivo es de 15 MB. Si tu archivo es mayor (por ejemplo, 20 MB), deberás comprimirlo o dividirlo antes de subirlo. No hay un límite establecido en cuanto al número total de carpetas o documentos almacenados.

¿Qué pasa si borro una carpeta por error? Al eliminar una carpeta desde la opción Editar carpeta > Eliminar, se borrarán automáticamente todos los archivos contenidos en su interior. Esta acción es irreversible.

¿Puedo restringir el acceso para que solo lo vean los administradores? Sí. Al subir o editar un documento, selecciona en el apartado de privacidad la opción Administradores. También existe la opción Restringido/Usuarios asociados, que limita el acceso solo a perfiles específicos que tú determines.

¿Cómo acceden los socios a los documentos?

• Desde la Web: Deben entrar en su Área Privada y acceder al menú lateral Documentos. Allí encontrarán, por ejemplo, los estatutos de la entidad.
• Desde el teléfono móvil: En la App, deben ir al menú Más > Documentos. Los socios pueden tanto visualizar los archivos como descargarlos en sus dispositivos.

¿Qué tipos de documentos puedo clasificar y qué diferencia hay? Puedes clasificar archivos como Estatutos, Acta, Genérico o Convenio. La diferencia es meramente organizativa; ayuda a los usuarios a identificar rápidamente el contenido del documento mediante etiquetas, pero no afecta a la funcionalidad del archivo.

¿Puedo editar los datos de un archivo tras subirlo? Sí, es posible editar el nombre, el tipo de documento y el nivel de privacidad (quién puede verlo) en cualquier momento accediendo a la edición del documento.

¿Puedo subir varios archivos a la vez? La carga de documentos se realiza de forma individual (uno por uno) para asegurar que cada archivo tenga asignado correctamente su nombre, tipo y nivel de privacidad.

¿Los socios reciben una notificación al subir un documento nuevo? El sistema no envía una notificación automática por cada subida para evitar saturar al socio. Si deseas informar de un nuevo documento (como un acta de asamblea), te recomendamos realizar un envío masivo de correo electrónico desde el módulo de Comunicados informando de su disponibilidad en el área privada.