Guía para el Administrador: Gestión y Supervisión diaria

Esta guía detalla las herramientas avanzadas de control que poseen los administradores y responsables para supervisar de forma diaria las jornadas de los empleados, auditar fichajes, emitir informes y resolver las solicitudes de ausencias del equipo de manera centralizada.

Organización y Descentralización por Departamentos

El apartado de departamentos permite organizar su centro en equipos de trabajo autónomos y delegar de forma eficiente las tareas de control de presencia.

Ventajas de la descentralización:

Al agrupar a los empleados y asignarles un supervisor directo, este se convierte en el encargado de recibir las alertas y supervisar los registros horarios de su equipo, optimizando el flujo de información diaria.

Configuración del departamento:

1. En la barra superior accede a Asociados > Registro horario.
2. Accede a la pestaña Departamentos.
3. En la parte superior derecha, haz clic en + Nuevo departamento.
4. Rellena el campo Nombre con un identificador claro (ej. "Departamento de Idiomas" o "Administración").
5. En el campo Responsable del departamento, asigna al usuario encargado de la supervisión y recepción de alertas de ese equipo.
6. En el campo Asignar departamento a trabajadores, introduce a los profesionales que componen el grupo.

Consulta y Revisión de Registros Horarios

Los usuarios administradores disponen de acceso total a la información horaria de todos los empleados de la organización.

Pasos para auditar una jornada:

1. En la barra superior accede a Asociados > Registro horario.
2. Accede a la pestaña Registro horario trabajadores.
3. Al hacer clic sobre cualquier registro de la lista de un trabajador, se abrirá un panel lateral detallado donde podrás revisar con precisión:

• Desglose de tiempos: Visualiza de forma rápida las horas exactas dedicadas a la jornada (Trabajado) y los intervalos de descanso (Pausa).
• Gestión y trazabilidad: Tienes la facultad de eliminar el registro si es necesario o auditar el historial de modificaciones aplicadas sobre ese fichaje. Los registros creados o modificados manualmente quedarán señalados explícitamente en el sistema con la marca "manual".

Control por Geolocalización y Perímetro (Versión App Móvil)

Si se encuentra activa la geolocalización de fichajes en la entidad, el panel de administración ofrecerá capacidades adicionales de verificación geográfica para los marcajes realizados desde teléfonos móviles:

• Control de ubicación: Desde el panel lateral de la jornada auditada, se habilitará un mapa que muestra la ubicación exacta desde la cual el empleado marcó su entrada o salida en la aplicación móvil.
• Alertas de perímetro: En caso de que el fichaje se efectúe fuera del área geográfica del centro asignado, el sistema desplegará de forma visual una alerta destacada en rojo bajo el rótulo "Fuera de perímetro".

Descarga de Registros e Informes

Para asegurar el control documental interno o responder ante inspecciones laborales, los administradores pueden extraer la información en formatos consolidados:

1. En la pestaña Registro horario trabajadores, desplázate a la esquina superior derecha.
2. Haz clic para descargar la información en formato PDF o Excel.
3. El documento exportado proveerá un resumen diario y mensual consolidado que refleja fielmente los fichajes y las ausencias de los trabajadores.
4. Filtros de descarga: Los administradores pueden aplicar filtros específicos por trabajador para exportar en detalle únicamente los datos individuales que requieran.

Automatizaciones y Avisos del Sistema:

• El sistema emite un aviso directo al trabajador en el instante en que se le vincula a un horario laboral.
• Se distribuye un recordatorio mensual de forma automática a los trabajadores para proceder con la descarga y control de sus registros.

En esta sección se pueden revisar los registros de fichaje realizados por los trabajadores y filtrar la información para un análisis detallado.

Selector de período rápido:

Para agilizar la consulta de los registros sin necesidad de introducir fechas manualmente en el filtro genérico, la vista incluye un selector de período rápido con las siguientes opciones:

• Esta semana
• La semana pasada
• Quincena
• Este mes (opción activa por defecto al cargar la pantalla)
• El mes pasado
• Último trimestre

Gestión de Solicitudes de Ausencia y Vacaciones

El panel de ausencias centraliza la revisión y resolución de todas las peticiones de tiempo libre enviadas por el personal laboral.

Acceso a la sección:

1. En la barra superior, haz clic en el menú Asociados.
2. Selecciona Registro horario.
3. Accede al apartado de Ausencias.

Tramitación de peticiones:

1. Haz clic en la pestaña Solicitudes. En esta vista compartida, el administrador verá los históricos y estados de todas las peticiones (Vacaciones, Enfermedad, etc.) presentadas por la plantilla de la entidad.
2. Selecciona las solicitudes deseadas marcándolas en el listado.
3. Despliega el botón Acciones de la parte superior para aplicar las siguientes medidas:

• Aprobar solicitudes.
• Rehusar o rechazar solicitudes.
• Eliminar registros.

Control de Saldos de Empleados

La pestaña Saldos conforma una utilidad exclusiva para administradores enfocada en regular el balance de días disponibles de cada trabajador.

• Permite comprobar en tiempo real el cómputo exacto de días totales generados, aprobados y disponibles de cada miembro de la plantilla.
• Modificación de días: Si se requiere un ajuste manual en el saldo (por ejemplo, otorgar días de vacaciones extras), selecciona al trabajador del listado, accede al menú Acciones y haz clic en la opción Modificar días.