Gestión y automatización de cobros con Playoff Pay

Introducción

Una vez activo Playoff Pay, su entidad puede comenzar a procesar tanto pagos puntuales como el cobro de cuotas recurrentes. Esta funcionalidad permite gestionar cobros por tarjeta de crédito o domiciliación bancaria de forma directa, eliminando la necesidad de tramitar ficheros manuales con las entidades bancarias. Además al haber un 100% de conciliación, el sistema detecta automáticamente el estado del recibo informando en todo momento a la entidad.

Pagos puntuales

Los pagos puntuales se utilizan para cobros únicos y se activan directamente dentro de los formularios del módulo donde se realice la transacción.

Pasos para activar pagos puntuales:

Diríjase al módulo correspondiente donde desee habilitar el cobro (por ejemplo, Actividades, formularios de preinscripción, Tienda u otro módulo con opción de pago).
Entre en la configuración del elemento o formulario en cuestión.
Acceda a la pestaña Forma de pago.
Active la opción Playoff Pay.

De esta manera, el usuario podrá realizar el pago directo con tarjeta al finalizar el proceso de inscripción o compra.

Pagos recurrentes (cuotas)

Para la gestión de cuotas periódicas existen dos opciones para capturar los datos de pago de los usuarios:

Tarjeta de crédito vinculada: Mediante un Formulario, se envía una solicitud al usuario para que seleccione el método de pago Tarjeta de crédito - Playoff Pay y vincule su tarjeta a su ficha.
Domiciliación bancaria: Obteniendo el número de cuenta (IBAN) del usuario para tramitar los cobros recurrentes por esta vía.

Generación manual de remesas

Independientemente del método utilizado (tarjeta de crédito, domiciliación bancaria o ambos), la entidad puede procesar los cobros directamente desde el sistema:

Diríjase a Finanzas > Cobros.
Vaya a Remesas > Generar recibos en la parte superior derecha.
Seleccione Remesa de tarjeta de crédito (Playoff Pay) o Remesa de domiciliación bancaria (Playoff Pay).
Complete la información requerida para cargar los recibos.
Haga clic en el botón Generar remesa.

⚠️ Al presionar Generar remesa, el cobro se tramita automáticamente sin que la entidad tenga que descargar ficheros SEPA ni subirlos manualmente a la plataforma del banco.

Automatización de remesas

El sistema permite automatizar el cobro de cuotas para que se ejecuten sin intervención manual.

Pasos para activar las remesas automáticas:

Acceda a Configuración en el menú principal.
Ingrese en Finanzas > Métodos de pago.
En el apartado Playoff Pay, haga clic en Configurar.
Active la casilla Remesas automáticas.

⚠️ Con esta opción habilitada, el sistema revisará la Fecha próximo recibo configurada en cada cuota (por ejemplo, el día 1 de cada mes) y procesará el cobro automáticamente, sin necesidad de ir a Finanzas > Cobros a generar la remesa.

Consulta de movimientos e impagos

Todos los movimientos procesados a través de Playoff Pay quedan registrados centralizadamente.

Pasos para consultar el historial de movimientos:

Vaya a Finanzas > Cobros.
En el menú lateral de la sección, seleccione Movimientos Playoff Pay.
En la pestaña Movimientos, consulte el listado general de transacciones (pagos puntuales, recurrentes, etc.).

Información y detalles de transacciones:

Avisos de impago: Si se produce un error o rechazo en el cobro, el sistema indica el motivo específico (por ejemplo, falta de saldo en la tarjeta).
Vinculación de datos: Se notifica a la entidad y se facilitan enlaces directos a la ficha del Asociado y al Recibo correspondiente.
Vista detallada: Al hacer clic sobre cualquier movimiento, se abre una ventana modal con el seguimiento completo del pago (Recibido, Autorizado, Capturado o Denegado).

Transferencias de saldo (payouts)

Las transferencias de saldo muestran los abonos que Playoff Pay realiza directamente en la cuenta bancaria de la entidad.

Pasos para consultar las transferencias de saldo:

Acceda a Finanzas > Cobros > Movimientos Playoff Pay.
Haga clic en la pestaña Transferencias de saldo.
Visualice la lista de abonos con sus columnas de Fecha, Código transferencia, Estado, Motivos, Importe y Divisa.
Haga clic sobre cualquier registro para abrir la ventana modal con la información detallada.

Opciones en la ventana de detalle:

Consultar el resumen financiero con el desglose (Cuadrado, Bruto - comisiones = abono al banco).
Revisar el listado de recibos incluidos en esa transferencia, mostrando el nombre del asociado, el concepto y el importe.
Descargar el desglose en formato PDF o Excel.