Módulo de Facturación: Configuración y Gestión de Facturas
EN ESTE ARTÍCULO
El módulo de facturación facilita la emisión de facturas a partir de los recibos de los usuarios, asegurando la trazabilidad y el cumplimiento de la normativa fiscal.
Configuración Inicial del Módulo
Una vez que activas la funcionalidad de facturación, el sistema abre nuevas pestañas dentro del apartado de Configuración > Finanzas en el menú lateral izquierdo:
- Diseño de la factura: Es un apartado específico para diseñar y dar estilo a las facturas (individuales y recapitulativas), del mismo modo que con los recibos. En esta sección, ten en cuenta que algunas de las etiquetas dinámicas disponibles son obligatorias por ley.
- Numeración de facturas: Desde aquí puedes definir si deseas que la numeración de los documentos se reinicie desde el número 1 al inicio de cada año.
Generación de Facturas
Factura individual desde la ficha del usuario
Para generar una factura a partir de un único recibo directamente desde el perfil del usuario:
- Busca y accede a la ficha de cualquier usuario.
- Desplázate hacia abajo hasta la pestaña Recibos.
- Selecciona el recibo específico que deseas facturar.
- En la esquina superior derecha, haz clic en el botón Más acciones.
- Selecciona la opción Generar facturas.
- En la ventana emergente, haz clic en Generar factura para completar el proceso.
Factura recapitulativa (agrupación de recibos)
Si necesitas generar una factura que incluya varios recibos de una misma persona, debes crear una factura recapitulativa.
- Dentro de la ficha del usuario, dirígete al apartado Acciones.
- Haz clic en Nueva factura recapitulativa.
- Rellena los datos de la factura: fecha de emisión, concepto de la factura y observaciones.
- Haz clic en editar (en la sección de recibos a incluir) y selecciona qué recibos específicos quieres que entren en la factura.
Generar facturas en bloque
También puedes convertir recibos en facturas desde el listado general de finanzas:
- En el menú superior, dirígete a Finanzas y haz clic en Cobros.
- Selecciona uno o varios recibos perteneciente a una o varias personas.
- Haz clic en el botón Convertir a factura.
Gestión y Consulta de Facturas
Para localizar todos los documentos generados, ve a Finanzas > Cobros. En el panel de la izquierda verás una nueva sección dividida en tres apartados: Facturas, Facturas rectificativas y Facturas recapitulativas.
Opciones del listado de Facturas
En el apartado Facturas encontrarás las generadas a partir de un recibo individual.
- Puedes visualizar el estado de cada factura (pagadas, pendientes o impagadas).
- Tienes la opción de filtrar los listados por períodos y por año.
- Al hacer clic sobre una factura, puedes comprobar sus datos, pulsar en Enviar o Imprimir, o ir directamente al recibo del que proviene vinculada.
- En el apartado de Facturas recapitulativas, puedes ver exactamente la misma información, pero correspondiente a las agrupaciones de recibos. Desde allí también puedes generar comunicados o imprimirlos.
⚠️ Reglas de modificación y estados
- Bloqueo de edición: Las facturas (tanto normales como recapitulativas) no se pueden modificar una vez creadas. Al entrar en una, los datos estarán bloqueados. Lo mismo ocurre con los recibos que han sido convertidos en facturas.
- Cambio de estados: Lo único que se permite modificar es el estado (por ejemplo, pasar de pendiente a pagado).
- Sincronización automática: Si modificas el estado de la factura, automáticamente se modificará el estado del recibo vinculado, y viceversa.
Facturas Rectificativas (Anulaciones)
Si una factura contiene un error y no es correcta, debes anularla mediante una factura rectificativa.
Proceso de rectificación
- Entra dentro de la factura incorrecta.
- Haz clic en el botón Rectificar.
- El sistema mantendrá la factura anterior y te generará la nueva factura rectificativa.