Invitación a preinscripción - actualización de los datos del asociado

Esta función nos permite invitar a un miembro de nuestra organización, de forma individual o en bloque (un grupo de personas a la vez), a actualizar o completar los datos personales que aparecen en su ficha.

Esta invitación se envía por correo electrónico con un enlace personalizado insertado en una plantilla predefinida por el sistema, que podrás personalizar a tu gusto.

Envío de formulario de forma individual

Localizamos al asociado a través del buscador.
Dentro de la ficha, seleccionamos Solicitar actualización en el desplegable de Acciones.
Escogemos el formulario.
Automáticamente, se carga la plantilla Invitaciones - actualiza sus datos. Puedes configurar o editar la plantilla consultando el siguiente artículo.

Enviar el formulario en bloque

Acceder al listado de personas a las cuales queremos enviar el formulario.
Seleccionar en bloque.
Acciones > Comunicados > Enviar Invitación Preinscripción.
Escogemos el formulario.

Validar preinscripciones

ⓘ Recuerda que, una vez la persona ha rellenado el formulario y ha tramitado la inscripción, llegará una notificación al correo electrónico configurado predeterminado de la entidad para revisar y aceptar la actualización de datos.

Los asociados que han tramitado el formulario reciben un correo electrónico de confirmación de forma automática. La plantilla que reciben es la plantilla Actualización de datos.

En el sistema, aparecerá una notificación en el apartado Asociados > Preinscripciones informando que tenemos X preinscripciones que debemos validar (si está configurado que entren como preinscritos).

⚠️ Este listado recoge todas las preinscripciones que entran vía actualización de datos, inscripción, actividades o nuevas altas de socios. Por este motivo, es muy importante revisar la columna Origen para determinar el canal de inscripción (ya sea actividad, formulario o reserva).

Una vez dentro de la ficha de la persona, hacemos clic en Validar para actualizar los nuevos datos.

ⓘ Cuando validamos la ficha, a la persona le llega un correo electrónico automático. La plantilla que se utiliza para este correo es la plantilla Validación, de la que podemos modificar el contenido. También puedes decidir no enviar este correo automático de confirmación al asociado antes de validar la preinscripción.

Tenemos la opción de comparar los nuevos datos con los que había registrados anteriormente: datos personales, dirección, contacto, método de pago, campos personalizados y documentos.

Además, también podremos modificar o recuperar los datos personales que había anteriormente, y así descartar los cambios que se querían hacer durante la actualización.

Visualización del historial de ex-asociados

En la pantalla de validación de la nueva alta, el administrador podrá visualizar directamente el historial del antiguo asociado. Esta sección mostrará información relevante sobre su última baja, incluyendo:

Fecha de la última baja
Motivo de la última baja
Descripción de la baja
Recibos pendientes/pagados asociados a su historial.

Esta funcionalidad está disponible exclusivamente para usuarios administradores durante el proceso de validación. Una vez que la solicitud ha sido validada, esta sección de historial ya no será visible.

Es importante destacar que si la solicitud de alta corresponde a un usuario completamente nuevo, es decir, sin coincidencias previas en la base de datos de asociados, la interfaz no mostrará la sección de historial de ex-asociados para evitar cualquier confusión.

Asociados pendientes de renovación

Para tener un control de las personas que no han tramitado el formulario, seguiremos estos pasos:

Una vez has enviado la invitación, dirígete al mismo listado desde donde has enviado la invitación.
Una vez dentro, selecciona a las personas a las que has invitado.
Dirígete a Acciones > Asociados > Marcar pendiente renovación.
Una vez marcados, si te diriges a la pantalla principal, verás el listado Asociados pendientes de renovación.
Una vez dentro, tendrás un listado con la información de las personas que no han tramitado el formulario.

ⓘ El listado de asociados pendientes de renovación se irá actualizando conforme las personas vayan actualizando sus datos a través de la invitación, de forma que la etiqueta Pendiente renovación irá desapareciendo.