¿Cómo crear y modificar las remesas?
A continuación, te explicamos cómo crear y modificar las remesas de recibos domiciliados, facilitando el cobro de cuotas a través de ficheros SEPA generados por el sistema.
EN ESTE ARTÍCULO
Generar una remesa
⚠️ Antes de proceder, es fundamental verificar la Fecha próximo recibo establecida en las subcategorías asignadas a los socios involucrados en la remesa. Esta fecha puede ajustarse de manera individual o en bloque según sea necesario.
Pasos para generar una remesa:
- Acceda al menú superior y selecciona Finanzas > Cobros.
- Dirígete a Remesas desde el menú de la izquierda > y haz clic en
Generar recibosen el botón azul situado a la parte superior derecha de la pantalla > selecciona la opción Remesa de domiciliación bancaria (SEPA). - Completa los siguientes campos:
- Nombre: para identificar la remesa.
- Pago: Selecciona la cuenta bancaria desde la cual se generará la remesa.
⚙ Puede registrar múltiples cuentas en el Perfil de la entidad.
- Fecha de emisión: Indica la fecha correspondiente a la Fecha próximo recibo. El sistema generará todos los recibos de las personas que tengan esa fecha o anterior.
- Fecha de vencimiento: Especifica la fecha en que el banco empiece su proceso para pasar los recibos.
- A facturar: Selecciona las categorías y subcategorías de las cuales se generarán los recibos. También puedes indicar que entren los recibos pendientes de remesas y/o los recibos devueltos anteriormente para volver a facturarlos.
Revisa la previsualización de los recibos que se generarán y sus destinatarios.
Si la información es correcta, haz clic en Generar Remesa . Los recibos se crearán automáticamente en la ficha de cada asociado y se marcarán como pagados.
Tras la generación, podrás:
- Descargar el fichero en formato SEPA o Norma 19.
ⓘ Puedes descargar el fichero SEPA o Norma 19 utilizando la opción de agrupar recibos. El sistema consolidará automáticamente todos los recibos correspondientes a personas con el mismo número de cuenta bancaria o aquellos domiciliados al responsable del grupo familiar.
- Acceder a la remesa para descargar el fichero o realizar acciones adicionales, como enviar un comunicado con los recibos adjuntos en formato PDF.
Modificar una remesa
Es posible que desees modificar una remesa por las siguientes razones:
- Ajustar un importe.
- Excluir un recibo específico de la remesa.
⚠️ Estas modificaciones deben realizarse antes de enviar el archivo al banco. Si el fichero ya ha sido enviado, deberá contactar a su entidad bancaria para gestionar la eliminación o bloqueo de la remesa.
Pasos para modificar una remesa:
- Ajustar un importe:
- Localiza al asociado.
- Edita el recibo cambiando su estado de Pagado a Pendiente. Importante no guardar con el recibo en estado pendiente.
- Realiza las modificaciones necesarias (por ejemplo, ajuste del importe).
- Cambia nuevamente el estado del recibo de Pendiente a Pagado.
- Para confirmar los cambios, accede a la remesa y verifica que las modificaciones se reflejan correctamente.
- Excluir un recibo específico de la remesa:
- Localiza al asociado.
- Edita el recibo cambiando su estado de Pagado a Pendiente o Anulado y guarda para aplicar los cambios.
- Para confirmar los cambios, accede a la remesa y verifica que las modificaciones se reflejan correctamente.
Gestión de recibos devueltos
Para actualizar el estado de un recibo de Pagado a Impagado en caso de devolución:
- Acceda a la ficha del asociado correspondiente.
- Edita el recibo en cuestión.
- Modifica el estado del recibo de Pagado a Impagado.
Importación de ficheros bancarios de recibos impagados
Si dispones de múltiples recibos devueltos, puede automatizar tu gestión importando el fichero de devoluciones descargado desde tu banca online:
- Acceda a Configuración > Finanzas > Recibos Impagados.
- Selecciona el tipo de fichero correspondiente (Norma 19 o SEPA).
- Carga el fichero descargado desde tu banco.
- El sistema procesará el fichero y actualizará automáticamente el estado de los recibos que se indican.