Guía para la creación y configuración de formularios de inscripción

En este artículo aprenderás a crear y configurar formularios de inscripción, así como a personalizar sus campos, secciones, documentos y otros elementos relevantes. Sigue los pasos que te mostramos a continuación para sacar el máximo partido a esta funcionalidad.

¿Para qué puedes usar los formularios?

• Inscripción de nuevos socios desde tu página web.
• Renovación o actualización de datos de tus socios actuales.

Crear o editar un formulario

1. Dirígete a ⚙ Configuración > Asociados > Formularios de inscripción.
2. Se mostrará la lista de los formularios ya creados:

• Para crear uno nuevo: haz clic en +Nuevo formulario en la parte superior derecha > asigna un nombre y haz clic en Guardar.
• Haz clic encima de un formulario ya creado para editarlo.

Apartados configurables

Los formularios incluyen diversas secciones configurables que te detallamos a continuación:

Opciones de edición del formulario

En la parte superior derecha encontrarás las siguientes opciones:

• Cancelar: para descartar cambios.
• Clonar: para duplicar un formulario existente.
• Guardar: para guardar las modificaciones.

Además, tendrás acceso a las siguientes acciones:

• Ver página: abre el formulario para realizar pruebas reales.
• Copiar enlace: copia el enlace público del formulario.
• Previsualizar: visualiza el formulario sin necesidad de completar datos.
• Renombrar: cambia el nombre del formulario.
• Eliminar: borra el formulario actual.

Apartado: Campos

Campos

Configura los campos visibles, editables (la persona puede modificarlo si ya lo tiene rellenado) u obligatorios.

Secciones personalizadas

Configura la visibilidad de las secciones personalizadas y su posible edición (que la persona puede modificarlo si ya lo tiene rellenado).

Documentos

• Configura los documentos que se pedirán en la preinscripción: permite que la persona pueda visualizar sus documentos ya existentes. Solo aplica en caso de actualización de datos.
• Texto en el formulario: Texto introductorio que aparece cuando están añadiendo los documentos solicitados.
• Tipos de documentos: Permite definir los documentos que se deben adjuntar durante la inscripción.

Orden

Organiza el orden en que se mostrarán los apartados del formulario.

Apartado: Categorías y cuotas

Categorías y cuotas

Configura las categorías y el pago de cuotas:

• Mostrar las categorías en el formulario.

• Permitir que la persona seleccione las categorías que quiera.
  • Es obligatorio que la persona seleccione mínimo una categoría.
• Mostrar la cuota de las subcategorías en el formulario.
  • Es obligatorio pagar el primer recibo de las subcategorías seleccionadas para finalizar la inscripción.

Selecciona las categorías a mostrar:

Dentro de cada categoría puedes configurar lo siguiente:

• Categoría obligatoria: seleccionar mínimo una opción de esta categoría.
• Subcategoría visible: la persona puede seleccionar la opción.
• Subcategoría editable: si la persona ya está vinculada a esta subcategoría, puede desvincularla.
• Primer recibo: pagar la primera cuota obligatoriamente al finalizar el formulario.

Textos

Personaliza los textos visibles en distintas partes del formulario:

• Texto introductorio del apartado de selección de opciones: aparece cuando las personas están seleccionando una categoría.
• Texto bajo el listado de opciones seleccionadas: aparece cuando la persona ya ha seleccionado alguna opción.
• Texto visible cuando se selecciona una opción (subcategoría) con cuotas: aparece cuando selecciona una subcategoría con cuota.

Configuración

Los formularios incluyen diversas secciones configurables que te detallamos a continuación:

Inscripciones

• Quién se puede preinscribir:
  • Cualquier persona, sea o no asociada.
  • Solo personas que ya existen en la base de datos.
• Validaciones antes y después de la preinscripción:
  • Verificar identidad de la persona antes de empezar la preinscripción.
  • Validar automáticamente las preinscripciones (no entrarán en el listado de preinscritos.)
• Personas nuevas a la base de datos:

  • Estado predeterminado: el estado en el que se creará la ficha (Alta, Simpatizante, Personal Laboral o Bloqueado).

    Personas que hacen actualización de datos o renovación:

  • Estado predeterminado: el estado por el cual se cambiará una ficha ya creada (Alta, Simpatizante, Personal Laboral o Bloqueado).
  • La solicitud de actualización de datos caduca en: indicar días.
  • Permitir actualizar los datos a la zona privada del asociado (sin solicitud previa de la entidad).

• Tutores:
  • Mostrar los tutores para los mayores de edad.

Consentimientos legales

Configura los consentimientos que podrán aceptar los usuarios al realizar la preinscripción.

• Condiciones legales:
  • Obligatorio por defecto.
  • Puedes activar la opción de requerir firma.
• Derechos de imagen.
• Recibir información por e-mail.
• Quiere revista.

Página pública

Personaliza la accesibilidad y el aspecto del formulario.

• Publicación de la página de preinscripción:
  • La página de preinscripción solo será accesible en un período determinado: indicar fecha de inicio y fecha fin.

Configura la página pública donde se mostrará el formulario.

• Imagen destacada para la página: sustituirá el logo que aparece por defecto en el formulario.
• Descripción de la página de preinscripción: que aparece en la parte inferior de la imagen.
• Documentos de información sobre la preinscripción que se podrán descargar en la página.

Comunicación

• Remitente de los e-mails: (email del remitente o seleccionar alguno creado por la entidad).
• Notificar nueva inscripción a estas personas: Indicar e-mail de las personas de la entidad o colaboradores que tienen que recibir la notificación del sistema cuando se produce una nueva preinscripción.
• E-mail de invitación: seleccionar la plantilla predeterminada o crear una nueva para este formulario.
• E-mails para enviar a nuevas personas que se inscriban:
  • E-mail de inscripción: les llega al finalizar el formulario.

  • E-mail de inscripción validada: les llega cuando validáis la inscripción.

    E-mails para enviar a personas que hacen renovación o actualización de datos:

  • E-mail de renovación/actualización: les llega cuando tramitan el formulario.
  • E-mail de renovación/actualización validada: les llega cuando validáis su ficha.
• Opciones al enviar los e-mails:
  • Adjuntar el archivo del recibo de la inscripción.

Otros textos

Edita textos adicionales en distintas secciones del formulario para personalizar el contenido.

• Datos personales.
• Método preferido del asociado para futuros pagos.
• Observaciones.
• Mensaje final de preinscripción realizada correctamente.
• Página web a la que se dirigirá al usuario al completar el formulario.

Configurar el idioma del formulario

Para que tus asociados puedan visualizar el formulario en varios idiomas:

1. Accede al menú Perfil haciendo clic en tu logo de la parte superior derecha.
2. Dirígete a la sección Internacionalización.
3. En «Idiomas de la parte pública», selecciona los idiomas que quieres habilitar.