Guía para la creación y configuración de formularios de inscripción

En este artículo aprenderás a crear y configurar formularios de inscripción, así como a personalizar sus campos, secciones, documentos y otros elementos relevantes. Sigue los pasos que te mostramos a continuación para sacar el máximo partido a esta funcionalidad.

¿Para qué puedes usar los formularios?

• Inscripción de nuevos socios desde tu página web.
• Renovación o actualización de datos de tus socios actuales.

Crear o editar un formulario

1. Dirígete a ⚙ Configuración > Asociados > Formularios de inscripción.
2. Se mostrará la lista de los formularios ya creados:

• Para crear uno nuevo: haz clic en +Nuevo formulario en la parte superior derecha > asigna un nombre y haz clic en Guardar.
• Haz clic encima de un formulario ya creado para editarlo.

Apartados configurables

Los formularios incluyen diversas secciones configurables que te detallamos a continuación:

Opciones de edición del formulario

En la parte superior derecha encontrarás las siguientes opciones:

• Cancelar: para descartar cambios.
• Clonar: para duplicar un formulario existente.
• Guardar: para guardar las modificaciones.

Además, tendrás acceso a las siguientes acciones:

• Ver página: abre el formulario para realizar pruebas reales.
• Copiar enlace: copia el enlace público del formulario.
• Previsualizar: visualiza el formulario sin necesidad de completar datos.
• Renombrar: cambia el nombre del formulario.
• Eliminar: borra el formulario actual.

Apartado: Campos

Campos

Configura los campos visibles, editables (la persona puede modificarlo si ya lo tiene rellenado) u obligatorios.

Secciones personalizadas

Configura la visibilidad de las secciones personalizadas y su posible edición (que la persona puede modificarlo si ya lo tiene rellenado).

Documentos

• Configura los documentos que se pedirán en la preinscripción: permite que la persona pueda visualizar sus documentos ya existentes. Solo aplica en caso de actualización de datos.
• Texto en el formulario: Texto introductorio que aparece cuando están añadiendo los documentos solicitados.
• Tipos de documentos: Permite definir los documentos que se deben adjuntar durante la inscripción.

Orden

Organiza el orden en que se mostrarán los apartados del formulario.

Apartado: Categorías y cuotas

Categorías y cuotas

Configura las categorías y el pago de cuotas:

• Mostrar las categorías en el formulario.

• Permitir que la persona seleccione las categorías que quiera.
  • Es obligatorio que la persona seleccione mínimo una categoría.
• Mostrar la cuota de las subcategorías en el formulario.
  • Es obligatorio pagar el primer recibo de las subcategorías seleccionadas para finalizar la inscripción.

Selecciona las categorías a mostrar:

Dentro de cada categoría puedes configurar lo siguiente:

• Categoría obligatoria: seleccionar mínimo una opción de esta categoría.
• Subcategoría visible: la persona puede seleccionar la opción.
• Subcategoría editable: si la persona ya está vinculada a esta subcategoría, puede desvincularla.
• Primer recibo: pagar la primera cuota obligatoriamente al finalizar el formulario.

Textos

Personaliza los textos visibles en distintas partes del formulario:

• Texto introductorio del apartado de selección de opciones: aparece cuando las personas están seleccionando una categoría.
• Texto bajo el listado de opciones seleccionadas: aparece cuando la persona ya ha seleccionado alguna opción.
• Texto visible cuando se selecciona una opción (subcategoría) con cuotas: aparece cuando selecciona una subcategoría con cuota.

Configuración

Los formularios incluyen diversas secciones configurables que te detallamos a continuación:

Inscripciones

• Quién se puede preinscribir:
  • Cualquier persona, sea o no asociada.
  • Solo personas que ya existen en la base de datos.
• Validaciones antes y después de la preinscripción:
  • Verificar identidad de la persona antes de empezar la preinscripción.
  • Validar automáticamente las preinscripciones (no entrarán en el listado de preinscritos.)
• Personas nuevas a la base de datos:

  • Estado predeterminado: el estado en el que se creará la ficha (Alta, Simpatizante, Personal Laboral o Bloqueado).

    Personas que hacen actualización de datos o renovación:

  • Estado predeterminado: el estado por el cual se cambiará una ficha ya creada (Alta, Simpatizante, Personal Laboral o Bloqueado).
  • La solicitud de actualización de datos caduca en: indicar días.
  • Permitir actualizar los datos a la zona privada del asociado (sin solicitud previa de la entidad).

• Tutores:
  • Mostrar los tutores para los mayores de edad.

Consentimientos legales

Configura los consentimientos que podrán aceptar los usuarios al realizar la preinscripción.

• Condiciones legales:
  • Obligatorio por defecto.
  • Puedes activar la opción de requerir firma.
• Derechos de imagen.
• Recibir información por e-mail.
• Quiere revista.

Página pública

Personaliza la accesibilidad y el aspecto del formulario.

• Publicación de la página de preinscripción:
  • La página de preinscripción solo será accesible en un período determinado: indicar fecha de inicio y fecha fin.

Configura la página pública donde se mostrará el formulario.

• Imagen destacada para la página: sustituirá el logo que aparece por defecto en el formulario.
• Descripción de la página de preinscripción: que aparece en la parte inferior de la imagen.
• Documentos de información sobre la preinscripción que se podrán descargar en la página.

Comunicación

• Remitente de los e-mails: (email del remitente o seleccionar alguno creado por la entidad).
• Notificar nueva inscripción a estas personas: Indicar e-mail de las personas de la entidad o colaboradores que tienen que recibir la notificación del sistema cuando se produce una nueva preinscripción.
• E-mail de invitación: seleccionar la plantilla predeterminada o crear una nueva para este formulario.
• E-mails para enviar a nuevas personas que se inscriban:
  • E-mail de inscripción: les llega al finalizar el formulario.

  • E-mail de inscripción validada: les llega cuando validáis la inscripción.

    E-mails para enviar a personas que hacen renovación o actualización de datos:

  • E-mail de renovación/actualización: les llega cuando tramitan el formulario.
  • E-mail de renovación/actualización validada: les llega cuando validáis su ficha.
• Opciones al enviar los e-mails:
  • Adjuntar el archivo del recibo de la inscripción.

Otros textos

Edita textos adicionales en distintas secciones del formulario para personalizar el contenido.

• Datos personales.
• Método preferido del asociado para futuros pagos.
• Observaciones.
• Mensaje final de preinscripción realizada correctamente.
• Página web a la que se dirigirá al usuario al completar el formulario.

Usuarios restringidos

Puedes configurar que usuarios con permisos limitados tienen permiso para editar el formulario y gestionar las preinscripciones de estos a los que tengan acceso.

Configurar el idioma del formulario

Para que tus asociados puedan visualizar el formulario en varios idiomas:

1. Accede al menú Perfil haciendo clic en tu logo de la parte superior derecha.
2. Dirígete a la sección Internacionalización.
3. En «Idiomas de la parte pública», selecciona los idiomas que quieres habilitar.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Cómo puedo hacer que un campo personalizado sea obligatorio solo en el formulario de inscripción y no en la ficha interna? Desde la configuración del formulario, accede a la pestaña de "Campos", localiza el campo deseado y marca la casilla de la columna "Obligatorio". Esto forzará al usuario a rellenar el dato para poder enviar la solicitud sin afectar la obligatoriedad de la ficha administrativa interna.

¿Qué diferencia hay entre usar campos personalizados de la ficha frente a una sección personalizada en el formulario? Los campos de la ficha vinculan la información directamente al perfil permanente del asociado, mientras que las secciones personalizadas permiten agrupar campos específicos que pueden activarse o desactivarse por completo según la necesidad del proceso de inscripción actual.

¿Puedo permitir que los usuarios adjunten documentos específicos durante el proceso de inscripción online? Sí, debes activar la sección de "Documentación" dentro de la configuración del formulario. Una vez habilitada, el sistema permitirá al usuario cargar los archivos requeridos antes de finalizar el proceso.

¿Cómo puedo ocultar una sección personalizada en el formulario público pero mantenerla visible para los administradores? Dentro de la lista de secciones del formulario, desmarca el check de la columna "Visible". Esto eliminará la sección de la vista del usuario final, pero los datos seguirán siendo accesibles y editables para los administradores desde la gestión interna.

¿Cómo configuro el orden en que aparecen las secciones dentro del formulario de inscripción? En el apartado "Orden" de la configuración del formulario, utiliza el icono de tres líneas horizontales situado a la izquierda de cada sección para arrastrar y soltar los elementos en el orden de visualización deseado.

¿Cómo puedo añadir textos legales o consentimientos que el usuario deba aceptar obligatoriamente? Accede a la pestaña "Textos legales" y añade un nuevo registro. Al marcarlo como obligatorio, el formulario no permitirá el envío de la información hasta que el usuario haya seleccionado el check de aceptación correspondiente.

¿Es posible mostrar las subcategorías y sus cuotas en el formulario antes de que el usuario se inscriba? Sí, en la configuración inicial del formulario debes seleccionar las subcategorías que deseas hacer públicas. El sistema las mostrará automáticamente en el primer paso del formulario para que el usuario elija la opción correspondiente.

¿Cómo puedo obtener el enlace público de un formulario para compartirlo en mi página web? Una vez guardada la configuración, el enlace se genera automáticamente y se muestra en la parte superior del panel de configuración bajo el campo "Enlace del formulario". Puedes copiar esta URL directamente para distribuirla.

¿Cómo puedo personalizar el mensaje que ve el usuario tras completar su inscripción? Localiza el campo "Mensaje de confirmación" o "Texto final" en los ajustes del formulario y redacta las instrucciones o agradecimientos pertinentes. Este texto aparecerá inmediatamente después de que el usuario haga clic en enviar.

¿Puedo elegir qué campos generales (nombre, DNI, etc.) son visibles en el formulario? Sí, desde la pestaña "Campos" puedes marcar o desmarcar la opción "Visible" para cada campo del sistema. Ten en cuenta que ocultar campos críticos como el email o el nombre puede dificultar la identificación posterior del inscrito en la base de datos.