Configuración de formulario online

EN ESTE ARTÍCULO

Puedes utilizar los formularios para:

  • Inscripción de tus nuevos socios desde tu página web.
  • Actualización de datos de tus socios actuales.

Crea un formulario

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Primer accede al icono de la rueda de Configuración que está situado al lado del logo de tu entidad.
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En el menú de la izquierda, en la sección Asociados selecciona la opción Formularios.
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Dentro de Inscripciones edita un formulario o crea uno nuevo haciendo clic en el botón de +Nueva Versión.

A través del desplegable selecciona el formulario que quieras editar. 

Si quieres que tus asociados actualicen sus datos directamente desde la aplicación móvil o su usuario, activa la opción: Permitir a los asociados actualizar sus datos sin invitación. 

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Pon nombre a tus formularios clicando en Editar nombre.
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El recuadro en verde con una dirección, es el enlace del formulario que puedes poner en la página web o enviar a tus asociados para que actualicen sus datos.

Una vez los asociados han actualizado sus datos o se han inscrito nuevos asociados, puedes acceder a la barra superior Asociados > Todos los asociados (ampliado) y activar las columnas origen y fecha última preinscripción donde podrás revisar cuál fue el último formulario que rellenó y cuándo.

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Puedes darle al botón de copiar para poder insertar el enlace. En el botón del ojo verás cómo queda el formulario y haciendo clic en previsualizar podrás hacer una simulación para rellenar el formulario.

Editar formulario

Campos:

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Configura los campos que quieres que aparezcan y cuáles quieres que sean obligatorios.

Recuerda: En caso de que el socio sea menor de edad, el sistema lo detectará automáticamente y le obligará rellenar, aunque no lo tengas como obligatorio, los datos del primer tutor.

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Puedes añadir campos personalizados para ajustar el formulario a tus necesidades desde el menú superior.
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Tienes toda la información para configurarlos aquí.

Configuración:

  • Estado de la persona

Indica el estado en el que entrarán las personas nuevas que rellenen este formulario: Alta, personal laboral o simpatizante.

  • Validar automáticamente

Por defecto, cuando alguien tramita un formulario, accede al listado de pendientes de validar. Al activar esta opción, el sistema permite que entren directamente como alta sin que tengas que validarlo.

Comunicación:

En este apartado puedes configurar lo siguiente:

  • Añadir el remitente a través del cual se enviará el email automático. Si no se selecciona ninguno, por defecto se enviará a través del email predeterminado.
  • Email de confirmación (email automático que reciben cuando tramitan el formulario una nueva alta) y Email de confirmación de renovación (email automático que reciben cuando tramitan el formulario una persona que ya tiene ficha en la entidad)

En este apartado, puedes configurar el contenido del email. Por defecto, si no configuramos ninguno, el sistema enviará el genérico que hay por defecto en las plantillas. Para crear el nuevo contenido tienes que:

E-mails a enviar para inscripciones de nuevos asociados (personas que no existen previamente en el sistema):

  1. Hacer clic en +Añadir Plantilla.
  2. Rellena los campos.
  3. Accede al formulario para vincular la plantilla.

E-mails a enviar para renovaciones o actualización de datos de asociados que ya existen en el sistema:

  1. Hacer clic en +Añadir Plantilla.
  2. Rellena los campos.
  3. Accede al formulario para vincular la plantilla.

Textos:

Aquí puedes rellenar todos los textos que van apareciendo en la configuración del formulario así como los textos legales que van a aprobar tus asociados. Son los siguientes:

  • Textos de autorización:

Texto legal, autorización derechos de imagen, autorización recibir información por correo electrónico y recibir revista.

Importante: Recuerda que el Texto legal debe incluirse siempre, ya que es obligatorio.

  • Textos informativos para las secciones:

Texto encima del campo observaciones, texto al añadir inscripción, texto al añadir una subcategoría con cuotas, texto en la sección de adjuntos y descripción.

  • Textos editables:

Título final, texto final, título, descripciones y datos de pago.

Adjuntos:

Tienes que acceder al menú adjuntos. Aquí podrás modificar los siguientes elementos:

  • Imagen cabecera:

Es la imagen que aparecerá en la cabecera del formulario. Si no incluyes ninguna imagen, por defecto aparecerá el logo de tu entidad:

  • Adjuntos:

Aquí puedes añadir documentación adjunta que quieres que los socios se descarguen haciendo +Añadir documento.

Esta documentación la tendrán disponible en el formulario que rellenen:

  • Tipos:

Activa los adjuntos que quieres solicitar. Puedes configurar que sean obligatorios u opcionales.

Si quieres solicitar algún adjunto que no está en el menú, puedes hacerlo haciendo clic en Configurar tipos adjuntos.

Pagos y Categorías:

En este apartado puedes dar permiso a tus socios para que queden vinculados a la categoría y subcategoría que elijan. Puedes hacerlo de la siguiente forma:

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Antes de empezar, lo primero es acceder al menú Configuración a la derecha en la barra superior, al lado del logo de tu entidad.

En el menú de la izquierda selecciona Categorías y una vez dentro accede a Subcategorías:

Selecciona las subcategorías que quieres que estén visibles en el formulario y abre el menú Acciones > modificar online > activar online:

Si en algún momento quieres desactivar esta opción haz el mismo proceso y dale a la opción desactivar online.

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Ahora ya puedes seguir con la parte del formulario pagos y categorías.

Selecciona las opciones que creas convenientes para tus formularios:

  • Mostrar las categorías

  • Editar las categorías
  • Hacer obligatorio mínimo una categoría
  • Mostrar importe cuotas en seleccionar categorías
  • Pagar primer recibo al finalizar el formulario: Al configurar el método de pago, puedes activar la opción para que tus asociados paguen el primer recibo nada más finalizar el formulario.

Importante: Si no activas ninguna de las subcategorías, por defecto aparecerán todas en el formulario. Si solo quieres mostrar algunas, selecciona las que quieres que aparezcan.

Caducidad:

En este apartado podrás activar las siguientes opciones:

  • Periodo de publicación del formulario: el formulario será accesible durante el periodo de tiempo que indiques.
  • Caducidad de la solicitud de actualización de datos (días): Serán los días en los que estará vigente el enlace de actualización de datos que les envíes a los asociados.

Una vez han usado el enlace para la actualización de datos, no pueden volverlo a usar.

Orden:

Este apartado permite modificar el orden de las secciones en el formulario. 

Tienes que hacer clic en las flechas de la parte derecha para mover los campos:

Secciones personalizadas:

Este apartado te permite activar las secciones personalizadas que quieres que tus asociados o nuevas altas rellenen.

Para crear secciones personalizadas, consulta el siguiente artículo: Secciones personalizadas.

Idioma:

Para configurar el idioma en el que tus asociados pueden ver el formulario, sigue estos pasos:

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Accede al menú Perfil
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En el apartado Internacionalización, puedes configurar las siguientes opciones:

  • Idiomas de la parte pública

Selecciona los idiomas en el que estarán disponibles los formularios. 

  • Idiomas por defecto en la parte pública

Selecciona el idioma en el que, por defecto, aparecerá el formulario.

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