Control asistencia
EN ESTE ARTÍCULO
El Control de Asistencia es una herramienta diseñada para que las entidades puedan llevar un registro riguroso de la presencia de sus miembros en actividades, entrenamientos o eventos. Esta funcionalidad permite automatizar el pase de lista, facilitando la obtención de estadísticas de participación en tiempo real.
Gracias a este sistema, los administradores pueden reducir la carga administrativa y asegurar que la información sobre la asistencia esté siempre centralizada y accesible para futuras consultas o informes.
Control de asistencia vía web
Tienes dos opciones
Por Subcategorías
Para gestionar el control de asistencia a través de la plataforma web, sigue estos pasos:
- Accede a una subcategoría o listado de inscritos: Dirígete a la subcategoría correspondiente dentro del sistema.
- Selecciona la opción «Control de asistencia»: En la parte superior derecha de la pantalla, haz clic en el botón «Control de asistencia».
Esta función solo la podemos realizar desde una subcategoría. No podemos acceder desde un listado genérico de asociados ni desde la opción Ver todos de la Categoría.
Para Inscripciones a Actividades
Una vez configuradas las actividades, el registro se puede realizar de forma manual o automática por parte del responsable.
Pasos para el pase de lista
- Dirígete al apartado Actividades.
- Haz clic sobre la sesión o evento específico del día.
- Pulsa el botón Pasar lista.
Contenido del listado de asistencia
- Nombre del listado: Permite identificar el listado para futuras consultas
- Campo personalizado de la subcategoría: (opcional) Si deseas aplicar un filtro.
- Fecha y hora: Registra el momento de la asistencia.
- Descripción: Detalla información adicional sobre la actividad.
- Indicar asistencia: Marca si el participante ha asistido o no. Puedes marcar o desmarcar la lista completa.
- Información adicional: (opcional) Puedes agregar notas para el informe.
Si trabajas con actividades, puedes filtrar por las tipologías seleccionadas por los socios y gestionar el control de asistencia solo para ese grupo.
- Una vez completados todos los campos, guarda el listado para finalizar el proceso.
Control de asistencia por App
Para realizar el control de asistencia desde la aplicación móvil, sigue estos pasos:
- Descarga la App de Acceso Control:
- Android: Descargar desde Google Play
- Apple: Descargar desde App Store
- Accede a la aplicación: inicia sesión con tu usuario.
Si perteneces a más de una entidad, selecciona la entidad deseada. En caso contrario, el sistema te iniciará sesión directamente en la única en la que puedas acceder.
- Selecciona el apartado de asistencia:
- Haz clic en «Pasar lista».
- Desde esta sección, puedes pasar lista de:
- Subcategorías
- Actividades
- Selecciona la subcategoría o la actividad donde deseas pasar lista.
- En la sección de información, completa los siguientes datos:
- Nombre de la lista: Identifica el listado.
- Día y hora: Registra el momento de la asistencia.
- Descripción: (opcional) Agrega detalles adicionales.
- Haz clic en Continuar.
- Registrar asistencia: En el listado de asistentes, haz clic sobre cada participante para marcar:
- Asistido: Verde.
-
No asistido: Rojo.
* Puedes marcar o desmarcar la lista completa.
- Opcionalmente, agrega información adicional para cada participante pulsando sobre el icono «i».
- Finaliza la lista: Una vez que todos los participantes hayan sido marcados, guarda y finaliza el proceso.
Una vez que hayas finalizado la lista de asistencia, puedes enviar un comunicado a los asistentes siguiendo estos pasos:
- Finalizar la lista: Asegúrate de haber marcado a todos los asistentes y de haber añadido cualquier información adicional que desees.
- Hacer clic en el sobre: Después de finalizar la lista, verás un icono de sobre (comunicado). Haz clic en él.
- Redactar el comunicado: Se abrirá una ventana para que puedas redactar el mensaje que deseas enviar. Aquí podrás personalizar el contenido, como confirmar la asistencia, dar detalles adicionales sobre la actividad o cualquier otro mensaje importante.
- Enviar el comunicado: Una vez hayas revisado el mensaje, haz clic en «Enviar» para que el comunicado sea enviado a los asistentes de la actividad.
Listados y estadísticas
- Aquí encontrarás 3 listados:
- Listas de asistencia: con todas las listas de asistencia creadas.
- Estadística de asistencia: con un resumen estadístico de la asistencia de cada socio por subcategorías o actividades.
- Registros individuales de asistencia: con un listado de todas las asistencias individuales de cada socio.
- En los tres listados puedes realizar las siguientes acciones:
- Aplicar filtros para buscar listados concretos.
- Visualizar, a través de las columnas, información relevante de la asistencia.
- Exportar los datos en formato Excel o PDF.
Para modificar una lista de asistencia que ya has creado, sigue estos pasos:
- Seleccionar la lista: Haz clic en la lista de asistencia que deseas modificar.
- Visualizar la lista: Verás los detalles de la lista, incluida la información sobre los asistentes y las marcas de asistencia (verde para los presentes y rojo para los ausentes).
Puedes modificar el contenido de la plantilla del comunicado siguiendo estos pasos.
También puedes visualizar la asistencia de un asociado desde su ficha en la pestaña Control de asistencia:
Para que puedan verlo, debes activar el campo siguiendo estos pasos.