Enviar comunicados - Audiencias

Para estar en contacto con los miembros de tu organización, la herramienta de enviar comunicados resulta muy útil. 📧 Les podrás informar de novedades en la organización, cambios en alguna actividad, encuestas o votaciones con la herramienta de la aplicación para conocer su opinión o cualquier otra información importante. Es una muy buena herramienta para estar conectado con toda tu comunidad. Aquí tienes los pasos para hacerlo: 👇🏻

Enviar un comunicado a un asociado

Para enviarlo solo a un asociado, sigue estos pasos:

1. Accede a la ficha del asociado al que enviarás el comunicado.
2. En el Perfil, haz clic en Nuevo > Comunicado.
3. Rellena los datos:

Información:

• De: selecciona el correo electrónico emisor.
• Plantilla: selecciona una plantilla previamente creada.
• Incluir: en la ficha de los asociados se pueden almacenar hasta 4 emails. En este apartado puedes seleccionar a que correo quieres que se envíe o añadir un email extra que no esté en la base de datos.

Destinatarios:

• Verás un listado con los asociados que recibirán el comunicado.
• Tienes la opción de incluir todos aquellos emails de personas que tengan marcado que no autorizan a recibir información si la entidad considera que es información no comercial e importante.

Este listado te informa también de los asociados con correo electrónico incorrecto y los que no desean recibir información.

En el lateral derecho puedes configurar el mensaje:

• Título: asunto del correo electrónico.
• Mensaje: contenido. En la parte superior tienes una barra donde puedes configurar el formato para adaptarlo a vuestro gusto e imagen corporativa.
• Adjuntos: puedes añadir documentos para adjuntarlos al comunicado. Estos adjuntos los podrán visualizar tanto en el correo que les llega como en su cuenta de acceso en el entorno o en la app.

Una vez configurado, en la parte superior derecha tienes 3 opciones:

• Imprimir PDF.
• Guardar borrador.
• Testear: Enviar una prueba del comunicado a las direcciones de correo electrónico que indiques.
• Enviar: Enviar ahora o Programar el envío.

Enviar comunicado a varios asociados

1. Accede a cualquier listado con información de asociados. Por ejemplo: Todos los asociados, Socios por categoría o Alta.
2. Selecciona los asociados a los que quieres enviar el comunicado.
3. Haz clic en Acciones > Generar comunicado.

Si en el listado  no seleccionamos a ningún asociado y hacemos clic en Acciones > Generar comunicado, el sistema selecciona por defecto todas las personas que hay en el listado.


4. Rellena los datos:

Información:

• De: selecciona el correo electrónico emisor.
• Plantilla: selecciona una plantilla previamente creada.
• Incluir: en la ficha de los asociados se pueden almacenar hasta 4 emails. En este apartado puedes seleccionar a que correo quieres que se envíe o añadir un email extra que no esté en la base de datos.

Destinatarios:

• Verás un listado con los asociados que recibirán el comunicado.
• Tienes la opción de incluir todos aquellos emails de personas que tengan marcado que no autorizan a recibir información si la entidad considera que es información no comercial e importante.

Este listado te informa también de los asociados con correo electrónico incorrecto y los que no desean recibir información.

En el lateral derecho puedes configurar el Mensaje:

• Título: asunto del email.
• Mensaje: contenido. En la parte superior tienes una barra donde puedes configurar la visibilidad de este para adaptarlo a vuestro gusto.
• Adjuntos: puedes añadir documentos para adjuntarlos en el comunicado. Estos adjuntos los podrán visualizar tanto en el correo que les llega como en su cuenta de acceso en el entorno o en la app.

Una vez configurado, en la parte superior derecha tienes 3 opciones:

• Imprimir PDF.
• Guardar borrador.
• Testear: Enviar una prueba del comunicado a las direcciones de correo electrónico que indiques.
• Enviar: Enviar ahora o Programar el envío.

Crear audiencias

Para crear grupos de envío de comunicados preestablecidos, sigue estos pasos:

1. Accede a la barra superior Comunicación > Audiencias.
2. Una vez dentro haz clic en Nueva audiencia.
3. Rellena los datos:

• Nombre: para identificarla en el listado.
• Descripción interna.
• Categoría / Subcategoría: puedes seleccionar el grupo de asociados al que quieres que lleguen los comunicados de esta audiencia.
• Periodicidad: puedes indicar a que asociados quieres que les llegue el comunicado a través de la periodicidad que tienen asignada.
• Estado de socio: selecciona los estados de los asociados a los que les llegará el comunicado de la audiencia.
• Previsualización: puedes observar el listado de personas a las que les llegará el comunicado al seleccionar la audiencia que has configurado.

Si no seleccionas ninguna opción de ningún apartado, el sistema enviará por defecto el comunicado a toda la base de datos (incluidas las bajas).

Enviar comunicado a la audiencia

1. Accede a la barra superior Comunicación > Comunicados.
2. Una vez dentro, haz clic en +Comunicado.
3. Rellena los datos:

Información:

• De: selecciona el correo electrónico emisor.
• Enviar a: indicar a que audiencia queremos enviar el comunicado.
• Plantilla: selecciona una plantilla previamente creada.
• Incluir: en la ficha de los asociados se pueden almacenar hasta 4 emails. En este apartado puedes seleccionar a que correo quieres que se envíe o añadir un email extra que no esté en la base de datos.

Destinatarios:

• Verás un listado con los asociados que recibirán el comunicado.
• Tienes la opción de incluir todos aquellos emails de personas que tengan marcado que no autorizan a recibir información si la entidad considera que es información no comercial e importante.

Este listado te informa también de los asociados con correo electrónico incorrecto y los que no desean recibir información.

En el lateral derecho puedes configurar el Mensaje:

• Título: asunto del correo electrónico.
• Mensaje: contenido. En la parte superior tienes una barra donde puedes configurar el formato para adaptarlo a vuestro gusto e imagen corporativa.
• Adjuntos: puedes añadir documentos para adjuntarlos en el comunicado. Estos adjuntos los podrán visualizar tanto en el correo que les llega como en su cuenta de acceso en el entorno o en la app.

Una vez configurado, en la parte superior derecha tienes 3 opciones:

• Imprimir PDF.
• Guardar borrador.
• Testear: Enviar una prueba del comunicado a las direcciones de correo electrónico que indiques.
• Enviar: Enviar ahora o Programar el envío.

Añadir formato HTML

Puedes utilizar una plantilla en formato HTML para que los comunicados que envíes tengan una visualización diferente.

1. Accede al envío de un comunicado o a una plantilla.
2. Una vez dentro haz clic en Ver > código fuente.
3.  Aquí añades el código fuente de la plantilla. 

Para ello te puede ayudar una agencia de diseño o bien puedes optar por utilizar alguna de las plantillas que existen gratuitas. Hay distintas páginas web dónde de forma fácil y gratuita puedes descargarte modelos de plantillas con su código HTML que podrás insertar en la plantilla que crees en tu entorno y aplicarlo a tus correos electrónicos, aquí te dejamos algunas de las que más nos gustan a nosotros 😉: 

👉🏻 Canva.

👉🏻 Zurb.

👉🏻 Litmus.

👉🏻 Cakemail.

Listados comunicados

En el listado de comunicados podemos revisar todos los comunicados que tenemos y consultar información referente a estos.

Para acceder al listado sigue estos pasos:

1. En la barra superior derecha, accede a Comunicación > Comunicados.
2. En el menú de la izquierda puedes acceder a dos: Comunicados o Comunicados Transaccionales (los emails automáticos que envía el sistema cuando se realizan determinadas acciones).
3. Dentro del listado puedes hacer lo siguiente:

• Accede a las diferentes secciones: Borradores - Enviados - Archivados.
• Puedes aplicar filtros según que tipo de comunicado quieres visualizar o, en caso de usar audiencias, por estas.
• Imprimir comunicados
• Ejecutar acciones como eliminar o archivar comunicados.
• Añadir o quitar columnas o efectuar búsquedas concretas.

Reenviar comunicado a un asociado

Al acceder a la ficha de un asociado, puedes reenviar el comunicado en concreto:

1. Dentro de la ficha, accede a la sección Comunicados.
2. Haz clic encima del comunicado.
3. En la parte superior derecha haz clic en Reenviar: