Enviar comunicados - Audiencias

Para estar en contacto con los miembros de tu organización, la herramienta de enviar comunicados resulta muy útil. 📧 Les podrás informar de novedades en la organización, cambios en alguna actividad, encuestas o votaciones con la herramienta de la aplicación para conocer su opinión o cualquier otra información importante. Es una muy buena herramienta para estar conectado con toda tu comunidad. Aquí tienes los pasos para hacerlo: 👇🏻

EN ESTE ARTÍCULO

Enviar un comunicado a un asociado

Para enviarlo solo a un asociado, sigue estos pasos:

1
Accede a la ficha del asociado al que enviarás el comunicado.
2
En el Perfil, haz clic en Nuevo > Comunicado.

3
Rellena los datos:

Información:

  • De: selecciona el correo electrónico emisor.
  • Plantilla: selecciona una plantilla previamente creada.
  • Incluir: en la ficha de los asociados se pueden almacenar hasta 4 emails. En este apartado puedes seleccionar a que correo quieres que se envíe o añadir un email extra que no esté en la base de datos.

Destinatarios:

  • Verás un listado con los asociados que recibirán el comunicado.
  • Tienes la opción de incluir todos aquellos emails de personas que tengan marcado que no autorizan a recibir información si la entidad considera que es información no comercial e importante.

Este listado te informa también de los asociados con correo electrónico incorrecto y los que no desean recibir información.

En el lateral derecho puedes configurar el mensaje:

  • Título: asunto del correo electrónico.
  • Mensaje: contenido. En la parte superior tienes una barra donde puedes configurar el formato para adaptarlo a vuestro gusto e imagen corporativa.
  • Adjuntos: puedes añadir documentos para adjuntarlos al comunicado. Estos adjuntos los podrán visualizar tanto en el correo que les llega como en su cuenta de acceso en el entorno o en la app.

4
Una vez configurado, en la parte superior derecha tienes 3 opciones:
  • Imprimir PDF.
  • Guardar borrador.
  • Enviar: Enviar ahora o Programar el envío.

Enviar comunicado a varios asociados

1
Accede a cualquier listado con información de asociados. Por ejemplo: Todos los asociados, Socios por categoría o Alta.
2
Selecciona los asociados a los que quieres enviar el comunicado.
3
Haz clic en Acciones > Generar comunicado.

Si en el listado  no seleccionamos a ningún asociado y hacemos clic en Acciones > Generar comunicado, el sistema selecciona por defecto todas las personas que hay en el listado.

4
Rellena los datos:

Información:

  • De: selecciona el correo electrónico emisor.
  • Plantilla: selecciona una plantilla previamente creada.
  • Incluir: en la ficha de los asociados se pueden almacenar hasta 4 emails. En este apartado puedes seleccionar a que correo quieres que se envíe o añadir un email extra que no esté en la base de datos.

Destinatarios:

  • Verás un listado con los asociados que recibirán el comunicado.
  • Tienes la opción de incluir todos aquellos emails de personas que tengan marcado que no autorizan a recibir información si la entidad considera que es información no comercial e importante.

Este listado te informa también de los asociados con correo electrónico incorrecto y los que no desean recibir información.

En el lateral derecho puedes configurar el Mensaje:

  • Título: asunto del email.
  • Mensaje: contenido. En la parte superior tienes una barra donde puedes configurar la visibilidad de este para adaptarlo a vuestro gusto.
  • Adjuntos: puedes añadir documentos para adjuntarlos en el comunicado. Estos adjuntos los podrán visualizar tanto en el correo que les llega como en su cuenta de acceso en el entorno o en la app.

5
Una vez configurado, en la parte superior derecha tienes 3 opciones:
  • Imprimir PDF.
  • Guardar borrador.
  • Enviar: Enviar ahora o Programar el envío.

Crear audiencias

Para crear grupos de envío de comunicados preestablecidos, sigue estos pasos:

1
Accede a la barra superior Comunicación > Audiencias.
2
Una vez dentro haz clic en Nueva audiencia.
3
Rellena los datos:
  • Nombre: para identificarla en el listado.
  • Descripción interna.
  • Categoría / Subcategoría: puedes seleccionar el grupo de asociados al que quieres que lleguen los comunicados de esta audiencia.
  • Periodicidad: puedes indicar a que asociados quieres que les llegue el comunicado a través de la periodicidad que tienen asignada.
  • Estado de socio: selecciona los estados de los asociados a los que les llegará el comunicado de la audiencia.
  • Previsualización: puedes observar el listado de personas a las que les llegará el comunicado al seleccionar la audiencia que has configurado.

Si no seleccionas ninguna opción de ningún apartado, el sistema enviará por defecto el comunicado a toda la base de datos (incluidas las bajas).

Enviar comunicado a la audiencia

1
Accede a la barra superior Comunicación > Comunicados.
2
Una vez dentro, haz clic en +Comunicado.
3
Rellena los datos:

Información:

  • De: selecciona el correo electrónico emisor.
  • Enviar a: indicar a que audiencia queremos enviar el comunicado.
  • Plantilla: selecciona una plantilla previamente creada.
  • Incluir: en la ficha de los asociados se pueden almacenar hasta 4 emails. En este apartado puedes seleccionar a que correo quieres que se envíe o añadir un email extra que no esté en la base de datos.

Destinatarios:

  • Verás un listado con los asociados que recibirán el comunicado.
  • Tienes la opción de incluir todos aquellos emails de personas que tengan marcado que no autorizan a recibir información si la entidad considera que es información no comercial e importante.

Este listado te informa también de los asociados con correo electrónico incorrecto y los que no desean recibir información.

En el lateral derecho puedes configurar el Mensaje:

  • Título: asunto del correo electrónico.
  • Mensaje: contenido. En la parte superior tienes una barra donde puedes configurar el formato para adaptarlo a vuestro gusto e imagen corporativa.
  • Adjuntos: puedes añadir documentos para adjuntarlos en el comunicado. Estos adjuntos los podrán visualizar tanto en el correo que les llega como en su cuenta de acceso en el entorno o en la app.

5
Una vez configurado, en la parte superior derecha tienes 3 opciones:
  • Imprimir PDF.
  • Guardar borrador.
  • Enviar: Enviar ahora o Programar el envío.

Añadir formato HTML

Puedes utilizar una plantilla en formato HTML para que los comunicados que envíes tengan una visualización diferente.

1
Accede al envío de un comunicado o a una plantilla.
2
Una vez dentro haz clic en Ver > código fuente.
3
 Aquí añades el código fuente de la plantilla. 

Para ello te puede ayudar una agencia de diseño o bien puedes optar por utilizar alguna de las plantillas que existen gratuitas. Hay distintas páginas web dónde de forma fácil y gratuita puedes descargarte modelos de plantillas con su código HTML que podrás insertar en la plantilla que crees en tu entorno y aplicarlo a tus correos electrónicos, aquí te dejamos algunas de las que más nos gustan a nosotros 😉: 

👉🏻 Canva.

👉🏻 Zurb.

👉🏻 Litmus.

👉🏻 Cakemail.

Listado comunicados

En el listado de comunicados podemos revisar todos los comunicados que tenemos y consultar información referente a estos.

Para acceder al listado sigue estos pasos:

  1. En la barra superior derecha, accede a Comunicación > Comunicados.
  2. En el menú de la izquierda puedes acceder a dos: Comunicados o Comunicados Transaccionales (los emails automáticos que envía el sistema cuando se realizan determinadas acciones).
  3. Dentro del listado puedes hacer lo siguiente:
  • Accede a las diferentes secciones: Borradores - Enviados - Archivados.
  • Puedes aplicar filtros según que tipo de comunicado quieres visualizar o, en caso de usar audiencias, por estas.
  • Imprimir comunicados
  • Realizar acciones como eliminar o archivar comunicados.
  • Añadir o quitar columnas o efectuar búsquedas concretas.

¿Ha quedado contestada tu duda? Gracias por tu respuesta Hubo un problema al enviar sus comentarios. Por favor, inténtelo de nuevo más tarde.