Cómo configurar una actividad

Organizar eventos desde nuestra plataforma es rápido y muy flexible, siempre que se sigan los pasos clave para configurar correctamente cada apartado. En este artículo aprenderás a crear y personalizar actividades en el módulo Actividades de Playoff.

🎥 Consulta el vídeo explicativo para ver el proceso paso a paso:

Crear una nueva actividad

Ve al menú superior > Otros > Todas las actividades y haz clic en Nueva actividad.

En la sección de Información completa:

• Título, lugar, fecha y descripción (corta y/o larga).
• Imagen y documentos relevantes.
• Número de plazas.
• Agrupación temática (para filtros).
• Campos internos para gestión (solo visibles para la entidad).

Configurar las opciones de inscripción

En la pestaña Opciones, podrás definir:

Inscripción:

• Define quién puede inscribirse: se puede limitar por estado, por subcategoría y por edad.
• Activa lista de espera para gestionar inscripciones cuando se agoten plazas genéricas, o desactívela para cerrar automáticamente al lleno. Esto no aplica a las plazas de las tipologías. Para gestionarlo, hay que acceder a la inscripción y sacarlo “manualmente” de la lista de espera.
• Inscripción rápida, que quita los datos extras configurados y deja los mínimos necesarios.
• No permitir modificar los datos personales: cuando se trata de una persona que ha detectado que estaba en la base de datos.
• Mostrar campos personalizados de la ficha del socio, no los genéricos de la actividad.
• Inscripción múltiple: permite que una misma persona se inscriba varias veces a la misma actividad. Por defecto, el sistema solo permite una inscripción por identificador.
• Validar inscripción: requiera validación manual por un administrador antes de confirmar la plaza.
• Anulaciones: habilite que los inscritos puedan darse de baja ellos mismos (por ejemplo, desde su área privada o App).
• Actividad por equipos: los usuarios crean o eligen un equipo al que inscribirse.
• Diploma de la actividad: si ha diseñado un diploma en la configuración general, seleccione aquí el que corresponde a esta actividad; el sistema enviará automáticamente un diploma en PDF a cada inscrito o, puedes enviarlo en bloque posteriormente.

Consentimiento legal:

• Agrega textos legales que los inscritos deberán aceptar (protección de datos, derechos de imagen, u otros personalizados). Cada consentimiento puede configurarse como visible/obligatorio y requerir o no firma en el caso de las condiciones legales.

Documentos:

• Marca los documentos que el asociado debe adjuntar al inscribirse. Al activar el Ampliar información, el sistema nos permite añadir un texto que aparece cuando ellos están en el paso de subir documentos.

Textos:

• Escribe textos personalizados que aparecerán en varias partes del formulario de inscripción. Esto permite adaptar y añadir más información al evento.

Comunicaciones:

• Configura el correo remitente del organizador (para notificaciones automáticas).
• Personaliza las plantillas de email para invitaciones, confirmaciones de inscripción y validación. Si no se configura ninguna en concreto, el sistema usará las plantillas genéricas.
• Enviar copia al responsable de grupo.
• Adjuntar el recibo en la inscripción.
• Adjuntar el archivo del calendario.

Página pública:

• Desde aquí puedes obtener el enlace público de la actividad para compartirla en la web. También puedes establecer la prioridad de posición en listados públicos, y elegir qué campos mostrar en la página pública (descripción, precios, plazas libres, fechas, número de inscritos).

Entrada:

Selecciona qué plantilla de entrada (ticket) PDF se enviará a los inscritos por correo. Si activas el control de acceso mediante entrada, podrás establecer desde qué fecha/hora se permite validar códigos QR de las entradas, si se pueden validar varias veces al día, y si se permite el acceso con el carné virtual de la app.

Usuarios restringidos:

• Autoriza qué usuarios con perfil restringido (con permisos limitados) pueden gestionar esta actividad. Puedes dar acceso a todos o seleccionar manualmente. Además, activa la opción Gestión de inscripciones para que dichos usuarios puedan gestionar inscripciones de cualquier persona, no solo de su categoría.

Personalizar campos del formulario

Puedes añadir campos específicos (como alergias, acompañantes, etc.) definiendo:

• Título y tipo de campo.
• Si es obligatorio u opcional.
• Condiciones para su visualización.

Esto permite adaptar el formulario a las necesidades exactas de cada actividad.

Definir precios

Una parte fundamental es definir los precios de la actividad y cómo pagarán los inscritos. En la pestaña Precios encontrarás varias subsecciones:

Tipologías de precio

Añade uno o varios tipos de precio. Para cada tipología indica:

• Nombre.
• Agrupación: como indica el nombre, agrupa las tipologías en secciones para que aparezcan juntas en el mismo apartado en el formulario.
• Importe.
• Máximo de plazas: una vez se agotan, la opción se bloquea y no se puede seleccionar. No depende de abrir la lista de espera de la configuración genérica de la actividad.
• Orden de visualización.
• En las Opciones de cada tipología podrás permitir seleccionar:
  • Varias unidades (y descontar plazas en función de ellas).
  • Definir si aparece preseleccionada por defecto.
  • Si solo es visible para administradores.
  • Además, vincula la tipología con una licencia federativa si aplica.
  • Cada tipología puede tener sus propios descuentos aplicables (socio de alta, simpatizante, subcategoría, rango de días, inscripción temprana, edad, etc.)
• Configuración en el formulario: Depende de como se configure, te permite gestionar las tipologías y las agrupaciones de una forma u otra.
  • Solo pueden seleccionar una tipología por agrupación.
  • Seleccionar múltiples tipologías.
  • Obligatoriedad en marcar una tipología dentro de cada agrupación.
  • También establece si mostrar abiertas por defecto las agrupaciones en el formulario u ocultar los importes que sean a 0 €. Asegúrese de definir el tipo de IVA que corresponde que aplicará a los importes.

Opciones extra:

• Define servicios o complementos opcionales (p. ej. material adicional, servicio de comedor, etc.). Cada opción extra funciona igual que las tipologías.

Descuentos generales:

Agrega descuentos que se aplican al total de la inscripción (por ejemplo, % para hermanos). Por cada descuento defina:

• Nombre.
• Porcentaje o importe.
• Descripción opcional.
• Puedes permitir seleccionar varios descuentos generales simultáneamente en la inscripción.

Códigos de descuento:

Genera códigos promocionales alfanuméricos que los usuarios puedan introducir en el momento de inscribirse. Para cada código asigna:

• Nombre.
• Código (sin caracteres especiales y en mayúsculas).
• El valor del descuento (importe o porcentaje).
• Define su periodo de validez (fecha límite o indefinido).

Formas de pago

Métodos de pago:

• Selecciona los métodos de pago que aceptaras para esta actividad. Verás primero los métodos activos en tu entidad (tarjeta, transferencia, domiciliación, etc.).

Planes de pago:

Elige si la actividad acepta pago único y/o pago fraccionado.

• En pago único, el cliente paga el 100% del importe al inscribirse.
• En pago fraccionado, configura cuántos pagos (2 hasta 5), el importe/porcentaje inicial y las fechas de los pagos siguientes. El primer recibo se genera con el método de pago seleccionado, y los pagos posteriores pueden cobrarse por domiciliación u otros medios.

🛠 Consejos finales

• Prueba la actividad antes de publicarla con la función Testear.
• Verifica los permisos de los usuarios con rol restringido.
• Prepara tus entradas QR con antelación si habrá control de acceso.
• Lanza campañas de comunicación desde la plataforma.