Control horario - Playoff Time
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Configuración previa
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Geolocalización de Fichajes
- Dentro del menú Configuración > Registro horario, encontramos la opción de Geolocalización de fichajes.
- Se muestra un interruptor principal para "Activar geolocalización".
- Funcionalidad: Al activarlo, la aplicación móvil registrará la ubicación exacta del trabajador en el momento de marcar su entrada o salida. Esto permite verificar que el registro se realiza desde el centro asignado.
Tipos de Ausencias
- Dentro del menú Configuración > Registro horario, selecciona la pestaña Tipos de ausencias en el menú lateral.
- Puedes visualizar un listado con las ausencias que hayas configurado (Vacaciones, Asuntos propios, Maternidad, Enfermedad, etc.).
- En la parte superior derecha, haz clic en + Nuevo tipo de ausencia. Al editar o crear una ausencia, se pueden configurar los siguientes campos:
- Nombre: Identificador de la ausencia.
- Días anuales concedidos: Número de días permitidos por año.
- Sin límite de días: Checkbox para ausencias que no requieren un tope máximo.
- Resta vacaciones: Opción para indicar si este tipo de ausencia debe descontarse del saldo total de vacaciones del empleado.
- Color: Selector de color para identificar rápidamente la ausencia en el calendario.
Gestión de Festivos
- Dentro del menú Configuración > Registro horario, selecciona la pestaña Festivos en el menú lateral.
- Puedes visualizar un listado de los días no laborables configurados (Año Nuevo, Fiesta Nacional, etc.).
- Al añadir un "Nuevo Festivo", el sistema solicita:
- Nombre: Título del festivo.
- Fecha: Selector de calendario para indicar el día exacto.
- Descripción: Campo de texto para notas adicionales.
- Repetir anualmente: Se repite el mismo festivo cada año.
- Resta días del saldo: Determina si ese día festivo afecta al cómputo total de días del trabajador.
Primeros pasos
- Cada trabajador debe tener ficha de personal laboral creada.
- Es obligatorio que tenga un usuario vinculado a esa ficha (administrador, restringido o socio).
- Sin ficha o sin horario asignado, el trabajador no podrá fichar.
Alta de personal laboral
- Desde el panel principal → haz clic en Personal laboral.
- Crear la ficha a través de Nuevo personal laboral en la parte superior derecha.
ⓘ Si ya tenéis la ficha creada, pero se encuentra en otro estado, tan solo tenéis que seguir estos pasos.
Al dar de alta al personal laboral, puedes definir su fecha de contratación. El sistema calculará automáticamente las vacaciones proporcionales correspondientes desde su entrada.
Creación y vinculación de usuarios
- Haz clic en el logo de la parte superior derecha y accede a Usuarios (esta acción solo la pueden hacer administradores).
- Crear o editar el usuario y vincularlo a la ficha de personal laboral correspondiente.
Tras dar de alta al empleado y asignar su horario, el sistema detecta automáticamente si carece de un usuario vinculado. En tal caso, envía un email de invitación para que el trabajador active su cuenta de forma autónoma, asignándole por defecto el rol de usuario.
Creación de horarios laborales
- En la barra superior accede a Asociados → Registro horario.
- Acceder a la pestaña Horario laboral.
- En la parte superior derecha haz clic en + Nuevo horario laboral:
- Define nombre (ej. Jornada completa, parcial…).
- El sistema ofrece dos modalidades principales:
- Horario Flexible (horas totales diarias): Ideal para trabajadores que deben cumplir un número de horas al día, pero no tienen una hora de entrada o salida estricta.
- Horario Fijo (franjas horarias): Permite establecer horas de inicio y fin específicas.
- Reglas de control:
- Contabilizar pausas como tiempo trabajado: Decidir si computan como tiempo trabajado y su duración.
- Notificar exceso de jornada diaria: Al superar el margen de la jornada prevista, el sistema avisará a empleado y responsable sin cerrar el registro.
- Cerrar jornada automáticamente: Si no se registra la salida, el sistema cerrará automáticamente la jornada tras agotarse el tiempo previsto más su margen.
Asignación del horario a los trabajadores
Al guardar el horario, procedemos a asignarlo a uno o varios empleados.
- Puedes acceder a la configuración del horario y añadir al personal.
- Una vez creado el horario, aparece un aviso indicando el personal que no tiene horario vinculado. Desde ese listado, puedes seleccionar al laboral y en Acciones hacer clic en Asignar horario laboral.
Departamentos
⚠️ Solo los usuarios con perfil Administrador pueden gestionar esta sección.
Este apartado sirve para organizar tu centro en equipos de trabajo y delegar la supervisión.
Su función principal es la descentralización: al agrupar a los empleados y asignarles un Responsable, este se convierte en el encargado de recibir las alertas y supervisar los registros horarios de su equipo.
En resumen: el Administrador global deja de recibir todos los avisos y el flujo de información va directamente a quien gestiona el grupo.
Para configurarlo, sigue estos pasos:
- En la barra superior accede a Asociados → Registro horario.
- Acceder a la pestaña Departamentos.
- En la parte superior derecha, haz clic en + Nuevo departamento.
Rellena los siguientes datos:
- Nombre: Asígnale un identificador claro (ej. "Departamento de Idiomas" o "Administración").
- Responsable del departamento: Selecciona de la lista al usuario que supervisará el grupo y recibirá las notificaciones.
- Asignar departamento a trabajadores: Añade a los trabajadores que formarán parte de este departamento.
⚠️ No es un apartado obligatorio. Si no se configura el departamento, el sistema enviará las comunicaciones y avisos a los usuarios administradores.
Funcionamiento del fichaje
El personal puede fichar, pausar y corregir registros:
- En la barra superior accede a Asociados → Registro horario.
- Acceder a la pestaña Mi registro horario.
- Tienes dos opciones:
- Haz clic en el Play para iniciar la jornada laboral. Una vez iniciada, podrás pausar la jornada para reiniciarla posteriormente o finalizarla.
- Haz clic en el menú inferior a + Nuevo registro para añadirlo manualmente.
El sistema calcula automáticamente horas trabajadas y realiza el balance.
También puedes marcar Ausencia justificada en caso de que ese día no se deba realizar el fichaje y, por lo tanto, no reste como día no trabajado.
ⓘ Cualquier registro o modificación manual queda marcada como “manual”.
Consulta y descarga de registros
👤 Los usuarios administradores tienen acceso a todos los empleados.
🔒 El personal con usuario restringido: solo tienen acceso a sus propios registros.
- En la barra superior accede a Asociados → Registro horario.
- Acceder a la pestaña Registro horario trabajadores.
- Al hacer clic sobre cualquier registro de la lista de un trabajador, se abrirá un panel lateral con información detallada sobre esa jornada. Desde este apartado podrás revisar y gestionar los fichajes con precisión:
- Desglose de tiempos: Visualiza rápidamente las horas exactas de trabajo ("Trabajado") y los periodos de descanso ("Pausa").
- Gestión y trazabilidad: Puedes eliminar el registro si es necesario o revisar el historial de modificaciones que se hayan realizado sobre ese fichaje en caso de haberlas.
- Control por Geolocalización: Si tu empresa tiene activada esta función, podrás acceder a un mapa para ver el punto exacto donde el empleado registró su entrada y su salida.
- Alertas de perímetro: El sistema te avisará de forma visual. Si un trabajador realiza el fichaje fuera de la zona asignada de su centro de trabajo, aparecerá una alerta destacada en rojo indicando que el registro se ha hecho "Fuera de perímetro".
- Descarga en PDF o Excel, con resumen diario y mensual.
- En caso de administrador, puedes filtrar por trabajador para descargar en detalle algún resumen.
Notificaciones automáticas
El sistema envía dos comunicaciones:
- Aviso al trabajador al asignarle un horario.
- Recordatorio mensual para descargar registros.
Gestión de ausencias
En este apartado, te mostramos cómo gestionar de manera eficiente las ausencias y solicitudes de los trabajadores. Tanto si eres un trabajador que desea gestionar sus ausencias como si eres un administrador encargado de supervisar al equipo, aquí encontrarás todos los pasos necesarios.
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Cómo acceder al panel de Ausencias
Para comenzar, el trabajador o administrador debe dirigirse a la barra superior del menú y seguir esta ruta:
- Haz clic en Asociados.
- Selecciona Registro horario.
- Entra en el apartado de Ausencias.
Vista de Calendario
Una vez dentro, la primera pestaña que encontraremos es la de Calendario. Muestra al trabajador un resumen visual de todas las ausencias que ya ha realizado o tiene programadas.
- Indicadores: En la parte superior, se puede ver un resumen rápido de los días:
- Generados.
- Disponibles.
- Aprobados.
- Pendientes.
Gestión de Solicitudes
En la pestaña de Solicitudes, se listan todas las peticiones realizadas.
- Vista del Trabajador: Verá el histórico de sus propias solicitudes (Vacaciones, Enfermedad, etc.) y su estado actual.
- Vista del Administrador: Verá las solicitudes de todos los trabajadores.
Acciones para Administradores: Al seleccionar una o varias solicitudes, el administrador puede desplegar el botón "Acciones" para:
- Aprobar solicitudes.
- Rechazar solicitudes.
- Eliminar registros.
Control de Saldos (Solo Administradores)
La pestaña de Saldos es una herramienta exclusiva para que el administrador gestione el "crédito" de días de cada empleado.
- Permite ver los días generados, aprobados y disponibles de cada persona.
- Modificación de días: Si es necesario ajustar el saldo (por ejemplo, añadir días extras de vacaciones), el administrador puede seleccionar al trabajador, ir a Acciones y elegir Modificar días.
Cómo crear una nueva solicitud de ausencia
Cualquier trabajador puede iniciar una petición de forma sencilla:
- Haz clic en el botón azul + Solicitar ausencia situado en la parte superior derecha.
- Se abrirá una ventana emergente donde deberás completar:
- Fechas: Selecciona el rango (desde/hasta) en el calendario.
- Tipo de ausencia: Elige una de las opciones previamente configuradas (Vacaciones, asuntos propios, etc.).
- Documentos: Es posible adjuntar archivos (por ejemplo, un justificante médico).
- Observaciones: Espacio para añadir notas adicionales.
- Haz clic en Solicitar.