Configuración inicial de Playoff Time

Esta guía le permitirá realizar la parametrización básica y dar los primeros pasos en Playoff Time para configurar el sistema de control horario de su entidad, asegurando que los parámetros generales, las fichas y los horarios estén correctamente definidos desde el inicio.

Configuración previa

Antes de comenzar a registrar las jornadas, es necesario definir los parámetros y reglas generales del sistema desde el panel de administración.

Geolocalización de Fichajes (Versión App Móvil)

• Dentro del menú Configuración > Registro horario, encontramos la opción de Geolocalización de fichajes.
• Se muestra un interruptor principal para Activar geolocalización.

Funcionalidad: Al activarlo, el dispositivo registrará la ubicación exacta del trabajador en el momento de marcar su entrada o salida. Esto permite verificar que el registro se realiza desde el centro asignado.

Tipos de Ausencias

• Dentro del menú Configuración > Registro horario, selecciona la pestaña Tipos de ausencias en el menú lateral.
• Puedes visualizar un listado con las ausencias que hayas configurado (Vacaciones, Asuntos propios, Maternidad, Enfermedad, etc.).
• En la parte superior derecha, haz clic en + Nuevo tipo de ausencia. Al editar o crear una ausencia, se pueden configurar los siguientes campos:
  • Nombre: Identificador de la ausencia.
  • Días anuales concedidos: Número de días permitidos por año.
  • Sin límite de días: Checkbox para ausencias que no requieren un tope máximo.
  • Resta vacaciones: Opción para indicar si este tipo de ausencia debe descontarse del saldo total de vacaciones del empleado.
  • Color: Selector de color para identificar rápidamente la ausencia en el calendario.

Gestión de Festivos

• Dentro del menú Configuración > Registro horario, selecciona la pestaña Festivos en el menú lateral.
• Puedes visualizar un listado de los días no laborables configurados (Año Nuevo, Fiesta Nacional, etc.).
• Al añadir un Nuevo Festivo, el sistema solicita:
  • Nombre: Título del festivo.
  • Fecha: Selector de calendario para indicar el día exacto.
  • Descripción: Campo de texto para notas adicionales.
  • Repetir anualmente: Se repite el mismo festivo cada año.
  • Resta días del saldo: Determina si ese día festivo afecta al cómputo total de días del trabajador.

Primeros pasos

Para habilitar el sistema a los empleados, cada trabajador debe poseer obligatoriamente una ficha de personal laboral activa y un usuario vinculado. Sin ficha o sin horario asignado, el trabajador no podrá fichar.

Alta de personal laboral

1. Desde el panel principal, haz clic en Personal laboral.
2. Crea la ficha a través del botón Nuevo personal laboral en la parte superior derecha.

Creación y vinculación de usuarios

1. Haz clic en el logo de la parte superior derecha y accede a Usuarios (esta acción solo la pueden hacer administradores).
2. Crea o edita el usuario y vincúlalo a la ficha de Personal laboral correspondiente.

Creación de horarios laborales

1. En la barra superior accede a Asociados > Registro horario.
2. Accede a la pestaña Horario laboral.
3. En la parte superior derecha haz clic en + Nuevo horario laboral.
4. Al crear el horario, introduce el Nombre (ej. Jornada completa, parcial…). El sistema ofrece dos modalidades principales:

• Horario Flexible (horas totales diarias): Ideal para trabajadores que deben cumplir un número de horas al día, pero no tienen una hora de entrada o salida estricta.
• Horario Fijo (franjas horarias): Permite establecer horas de inicio y fin específicas.

Cada modalidad permite realizar las siguientes configuraciones semanales:

• Horario único: Para el mismo todas las semanas. Si el horario es el mismo para todos los días, puedes rellenar el lunes y hacer clic en el botón Replicar el primero para todos.

  Horario rotativo:

  1. Define la fecha de inicio de la Semana A para establecer cuándo empieza el primer ciclo.
  2. Configura las horas de la Semana A rellenando los campos de cada día.
  3. Haz clic en el icono + (junto a Semana A) para añadir una nueva semana (Semana B, Semana C, etc.).
  4. Repite el proceso de asignación de horas para cada semana del ciclo rotativo (puedes añadir hasta un máximo de 8 semanas de rotación en un mismo horario laboral).

Reglas de control:

• Contabilizar pausas como tiempo trabajado: Decidir si computan como tiempo trabajado y su duración.
• Notificar exceso de jornada diaria: Al superar el margen de la jornada prevista, el sistema avisará a empleado y responsable sin cerrar el registro.
• Cerrar jornada automáticamente: Si no se registra la salida, el sistema cerrará automáticamente la jornada tras agotarse el tiempo previsto más su margen.

Asignación del horario a los trabajadores

Una vez guardado el horario laboral, procedemos a vincularlo con la plantilla:

• Puedes acceder directamente a la configuración del horario y añadir al personal correspondiente.
• Tras crear el horario, aparecerá un aviso indicando qué miembros del personal no tienen un horario vinculado. Desde ese listado, puedes seleccionar al laboral y, en el botón Acciones, hacer clic en Asignar horario laboral.

Gestión de horarios desde la ficha del trabajador:

Además de la asignación inicial al crear personal laboral o desde el configurador general, es posible añadir o modificar horarios directamente desde la ficha individual de un trabajador existente.

1. Accede a la ficha del trabajador en el apartado de personal laboral existente.
2. Haz clic en la pestaña Registro horario.
3. Para asignar un nuevo horario, haz clic en el botón Añadir horario.
4. Para modificar un horario ya asignado, selecciona la opción Editar situada sobre el horario existente.
5. Confirma los cambios para que la información quede guardada y se refleje de forma automática en el sistema general de horarios.

Configuración de Departamentos

Este apartado sirve para organizar tu centro en equipos de trabajo y descentralizar la supervisión. Al agrupar a los empleados y asignarles un Responsable del departamento, este se convierte en el encargado de recibir las alertas y supervisar los registros horarios de su equipo, liberando al Administrador global de recibir de forma masiva todos los avisos.

Para configurarlo, siga estos pasos:

1. En la barra superior accede a Asociados > Registro horario.
2. Accede a la pestaña Departamentos.
3. En la parte superior derecha, haz clic en + Nuevo departamento.
4. Rellena los siguientes datos:

• Nombre: Asígnale un identificador claro (ej. "Departamento de Idiomas" o "Administración").
• Responsable del departamento: Selecciona de la lista al usuario que supervisará el grupo y recibirá las notificaciones.
• Asignar departamento a trabajadores: Añade a los trabajadores que formarán parte de este departamento.