Gestión de Categorías, Subcategorías y Cuotas

La funcionalidad de categorías y subcategorías te permite organizar a sus asociados en grupos personalizados. Esta clasificación facilita la segmentación para asignar cuotas, enviar comunicaciones, exportar listados y realizar análisis más precisos.

Crear Categorías

Las categorías actúan como contenedores principales para agrupar subcategorías. Para crear una categoría:

1. Accede al módulo de Configuración ⚙.
2. Dirígete al menú lateral izquierdo > Asociados > Categorías.
3. Una vez dentro, haz clic en la parte superior derecha Nueva Categoría.

Una vez dentro, tenemos que configurar lo siguiente:

• Indica el nombre.
• ¿Aceptas varias subcategorías?: Determina si se permitirán múltiples subcategorías por asociado.
• Relacionar con una temporada.
• Configura su orden de visualización en los listados
• Puedes añadir una descripción a nivel interno.

Una vez creada la Categoría, crearemos las subcategorías de la misma.

Crear Subcategorías

Crear la subcategoría

Dentro de la categoría, sigue estos pasos:

1. En la parte inferior, haz clic en el botón azul Nueva Subcategoría.
2. Rellena los siguientes datos:

• Nombre: indica el nombre de la subcategoría.
• Categoría: aparece la categoría a la que estás vinculando la subcategoría.
• Mostrar esta subcategoría en formularios de inscripción online: esta opción te permite activarla para que los asociados se inscriban a través de un formulario. Para más información haz clic aquí.
• Esta subcategoría tiene una cuota flexible (el asociado puede escoger el importe y la periodicidad): para configurar este apartado, puedes revisar el artículo «Cuotas flexibles».
• Dar de baja: activarla para que no aparezca en la pantalla principal ni el registro en la ficha de los asociados. Aunque podrás visualizarla como histórico en la ficha del asociado:
• Orden de visualización de las subcategorías en los listados.
• Limitar por edad: solo podrán seleccionar esta opción las personas que tengan la edad o año de nacimiento indicados.
  • Trasladar automáticamente los miembros a otra subcategoría en el momento que superen la edad máxima te permite seleccionar a qué categorías, subcategoría y cuota quieres que se traspase la persona que supere esta edad o año de nacimiento.

• Máximo de plazas: Número de plazas de la subcategoría. Una vez agotadas, el sistema informa que las plazas están agotadas.

Campos personalizados subcategorías

Estos campos personalizados sirven para vincular alguna información importante a una subcategoría en concreto. Esta información se rellena a la hora de vincular la subcategoría. Para crear el campo sigue estos pasos:

1. Accede a la sección campos personalizados dentro de la subcategoría.
2. Haz clic en +Añadir campo dinámico y crea los campos que consideres.

Crear cuotas

Cuando has creado las subcategorías, tienes la opción de vincular una cuota. Para vincular cuotas, sigue estos pasos:

1. Dentro de la subcategoría donde quieras añadir la cuota, haz clic al botón azul en la parte inferior Nueva Cuota.
2. Rellena los datos:

• Tipología: Recurrente, Pago único, Gratuita o Personalizada.
• Periodicidad: ⚠️ esta opción tan solo se podrá seleccionar con la tipología Recurrente.
• Importe Base (solo en Pago único y Recurrente).
• IVA (solo en Pago único y Recurrente).
• Importe: te indica el importe total de la cuota.
• Periodicidad, mes, año y subcategorías visibles en el concepto del recibo dentro de una remesa: si activamos esta opción, se verán los campos en el concepto del recibo.

En el caso de las cuotas personalizadas, el funcionamiento es un poco distinto. Los apartados que deberás rellenar para una cuota personalizada son los siguientes:

• Periodicidad: Texto libre informativo que indica cada cuánto se cobra esa cuota.
• IVA
• Importe: Suma total de los pagos que se realizarán en esta cuota (con IVA incluido).
• Distribución de cuotas: aquí debes añadir los pagos que formarán parte de esta cuota. Deberás indicar:
  • N.º de pagos que tendrá la cuota.
  • Importe base de los pagos (sin el IVA).
  • Fecha de recibo de cada pago.

Acciones en categorías, subcategorías y cuotas

Clonar categorías, subcategorías y cuotas

Para clonar una categoría sigue estos pasos:

1. Accede al módulo de Configuración ⚙.
2. Dirígete al menú lateral izquierdo > Asociados > Categorías > y haz clic encima de la que quieras clonar.
3. Dentro, en la parte superior derecha, haz clic en Clonar.
4. Te clonará la categoría, subcategorías y cuotas.

Para clonar una subcategoría sigue estos pasos:

1. Accede al módulo de Configuración ⚙.
2. Dirígete al menú lateral izquierdo > Asociados > Categorías > y haz clic encima de la Categoría para acceder dentro de la subcategoría que quieras clonar.
3. Dentro, en la parte superior derecha, haz clic en Clonar.
4. Te clonará la subcategoría y cuota en la categoría en la que has accedido.

Vincular o desvincular subcategorías

Vincular de forma individual o en bloque

• Vincular asociados de forma individual:

Puedes vincular asociados de forma individual de la siguiente forma:

1. Accede a la ficha del asociado.
2. Una vez dentro, en la sección Categorías, haz clic en Acciones > Nueva.
3. Rellena los campos:

• Categoría.
• Subcategoría.

Si la subcategoría tiene una cuota vinculada, te aparecerán los siguientes campos para rellenar:

• Periodicidad.
• Próximo recibo.
• Descuento.

• Para vincular asociados en bloque:

1. Accede a un listado dónde se encuentren los asociados a los que quieres realizar la vinculación.
2. Selecciona los asociados que pertenecerán a la misma categoría, subcategoría y cuota.
3. Dirígete a acciones > Asignar subcategoría.
4. Rellena los campos:

• Categoría.
• Subcategoría.

Si la subcategoría tiene una cuota vinculada, te aparecerán los siguientes campos para rellenar:

• Periodicidad.
• Próximo recibo.

Desvincular de forma individual o en bloque

• Desvincular asociados de forma individual

1. Accede a la ficha del asociado.
2. Una vez dentro, en la sección Categorías >  selecciona la que quieras eliminar a través del cuadrado de la primera columna.
3. Cuando la tengas seleccionada haz clic en Acciones > Eliminar.

• Para desvincular asociados en bloque:

1. Accede al listado de una subcategoría.
2. Una vez dentro, selecciona los asociados que quieres desvincular.
3. Acciones > desvincular subcategoría.
4. Rellena los siguientes datos:

• Selecciona la Categoría y Subcategorías a desvincular.