Configuración de las actividades

Este módulo nos permite crear un evento, ya sea para asociados de nuestra entidad, o para personas no asociadas a esta.

EN ESTE ARTÍCULO

Crear una actividad

  1. En la página principal dirígete a la barra superior Otros > Todas las actividades.
  2. Haz clic en Nueva actividad en la parte superior derecha.

Configurar apartados

A continuación, veremos cada uno de los  5 apartados que contiene el módulo de actividades.

Información

El primer paso es rellenar los campos de información obligatorios para crear la actividad, evento, curso, etc.

Los campos de información están relacionados con la actividad y con el diseño del formulario de esta:

  • Estado: borrador, archivada (en estas dos no se puede acceder al formulario), privada (el formulario no es público ni en la app, ni en el panel de actividades) y pública (aparece en la app y en el panel de actividades).
  • Título del evento.
  • Página de la actividad.
  • Lugar de la actividad: dirección o nombre.
  • Descripción de la actividad: aparecerá en el menú lateral izquierdo del formulario.
  • Imagen del evento.
  • Documentos: Añade documentos que se puedan descargar para dar más información sobre la actividad.
  • Grupo: puedes agrupar las actividades en una carpeta para poder visualizarlas por secciones. También para que en el panel de actividades, puedan filtrar por tipo.
  • Campos para la gestión interna de la actividad: el sistema nos permite crear campos personalizados de gestión interna de la actividad para poder filtrar entre todas las actividades creadas.

Puedes configurar estos campos préviamente en  Configuración > Actividades > Campos para la gestión interna de la actividad

  • Fecha de la actividad: Inicio y fin.
  • Periodo de inscripción: Inicio y fin.
  • Plazas: mínimo y máximo.

Una vez rellenados los campos obligatorios, guarda para seguir configurando la actividad.

Opciones

Hay 5 secciones donde puedes configurar, según tus necesidades, la actividad:

Inscripción:
  • Quien se puede inscribir a la actividad: cualquier persona o especificar personas en la base de datos con un estado específico (alta, baja, simpatizante o personal laboral).
  • Edad para poder hacer las inscripciones: puedes limitar por edad o fecha de nacimiento y/o requerir los datos de un tutor si es menor de edad.
  • Lista de espera si se terminan las plazas disponibles: en caso de no activarla al llegar al máximo de plazas, la actividad se cerrará. Si se activa, el pago de la inscripción en lista de espera no se efectuará y quedaran pendientes.
    La lista de espera os permitirá gestionar mejor las posibles bajas de personas inscritas. La gestión que hagas de la lista de espera, en caso de que haya alguna baja, será a su discreción y de forma manual, tanto para activar la inscripción como para reclamar el pago de esta.
  • Datos personales. Encontramos 3 opciones: inscripción rápida, no permitir modificar daros personales si la persona ya está registrada y mostrar los campos personalizados del asociado según la configuración del formulario.
  • Repetir inscripción: Permitir a una misma persona hacer varias inscripciones a la misma actividad.
  • Validar inscripción: La inscripción a la actividad ha de ser validada por un administrador.
  • Anulaciones: Permitir que la persona inscrita pueda anular su inscripción.
  • Actividad por equipos: Las personas se inscriben a la actividad creando un equipo o seleccionando uno ya creado para esta actividad.
Personalización:
  • Documentos a adjuntar a la inscripción. Puedes marcar el documento como obligatorio y/o indicar que si la persona ya tiene este documeto subido que lo tenga que volver a subir.
  • Textos personalizables en algunos apartados de la inscripción: título inicial, título de opciones extras y del campo observaciones.
  • Impuestos para aplicar a los precios de las actividades: se aplicará a todos los precios creados en esta actividad.
  • Diploma de la actividad: para más información puedes consultar aquí.
Comunicaciones:
  • E-mail del responsable u organizador de la actividad.

El sistema utilizará este e-mail como:

Remitente de los e-mails que se envíen a las personas inscritas.

Destinatarios de los e-mails que el sistema enviará al organizador de la actividad por su gestión.

  • Puedes añadir otro e-mail de destinatario organizador.
  • E-mails que se envían a personas inscritas: de confirmación de inscripción o el e-mail de confirmación de preinscripción aceptada.
  • Enviar copia al responsable del grupo familiar.
  • Adjuntar el archivo del recibo de la inscripción.
Página publicada:
  • Tienes los enlaces para acceder y copiar al formulario de esta actividad.
  • Priorizar posición en el listado: posición en la que se mostrará esta actividad en listados que muestran todas las actividades.
  • Ocultar información de la actividad para que el usuario no la vea: la descripción, los precios de la actividad, plazas libres, fecha de la actividad o las inscripciones realizadas en la actividad.
Entrada: 
  • Entrada a la actividad: El archivo en PDF de la entrada se enviará por e-mail a la persona inscrita. Para más información, haz clic a aquí.
  • ¿Quieres controlar la entrada en la actividad a través de la aplicación? Activa esta opción si quieres realizar el control de acceso mediante la entrada.

Ahora puedes activar el control de entrada con tique de entrada QR generada para la actividad en concreto y activar el control de entrada con el QR del carnet físico o virtual del asociado. Para más información haz clic a aquí.

Campos adicionales

Puedes añadir campos con información que necesitéis para proceder a la inscripción.

  1. Haz clic en +Nuevo campo adicional.
  2. Rellena los campos:
  • Título.
  • Descripción (opcional).
  • Tipo de campo: texto, texto varias líneas, número, rango, desplegable, fecha, lista para seleccionar una opción, lista para seleccionar múltiples opciones, si/no, adjunto, enlace y fórmula.
  • Activa la opción: Obligatorio rellenar en el formulario, para que rellenen la información que solicitáis obligatoriamente.
  • Activa Oculta en la inscripción pública para que en el formulario de la actividad no aparezca esta opción.

Precios

Tipologías

  1. El primer paso es crear las tipologías de precio.
  2. Haz clic en Nuevo precio y rellena los campos:
  • Tipología: indica el nombre del tipo de inscripción.
  • Agrupaciones: esta opción permite crear grupos de cuotas. Puedes decidir si es obligatorio seleccionar una opción de cada agrupación o no.
  • Importe.
  • Máximo de plazas: permite marcar un número de plazas para la opción que has creado. Una vez se ha superado el límite, esta opción no la podrán seleccionar en el formulario.
  • Orden: en el que se visualizarán.

En el apartado Opciones, puedes configurar lo siguiente:

  • Permitir seleccionar la cantidad de unidades por esta tipología.

Esta acción te permite configurar las unidades que podrán seleccionar en esa tipología. Puedes añadir el mínimo y el máximo y/o activar que descuente las plazas según las unidades seleccionadas.

Por ejemplo, si selecciono 5 unidades, me restará 5 plazas de la tipología. 

  • Mostrar esta tipología preseleccionada en el formulario de inscripción.
  • Sólo visible por usuarios administradores: si esta opción está activada, la tipología de precio no se mostrará en el formulario, pero se mantendrá informada en las inscripciones que ya se han realizado.

Finalmente, puedes  aplicar los siguientes descuentos

  •  Asociados de alta: si es un asociado que ya tenemos en la entidad.
  • Simpatizantes: si es una persona nueva o está en la base de datos como simpatizante.
  • Por subcategorías: añadir un descuento a los asociados que pertenezcan a una subcategoría en concreto. 
  • Aplicar un descuento basándote en la fecha de inscripción.
  • Aplicar descuento basándote en la edad de la persona.

Una vez creada la tipología, guarda.

Configuración para las tipologías de precios en el formulario de inscripción a la actividad

Puedes configurar de diferentes maneras la selección que podrán efectuar las personas a la hora de inscribirse.

  • Ocultar los precios de las tipologías en el formulario de inscripción (si todos los importes son iguales a cero).

Las siguientes dos opciones te permiten realizar diversas configuraciones:

  • El cliente puede seleccionar múltiples tipologías al inscribirse (opción A).
  • Es obligatorio que el cliente seleccione tipologías en cada agrupación de precio (opción B).
  1. Opción A + opción B desactivadas: solo pueden seleccionar una opción de todas las disponibles.
  2. Opción A + opción B activadas: obligatorio seleccionar mínimo una opción (permite seleccionar más) de cada agrupación.
  3. Opción A desactivada + opción B activada: obligatorio seleccionar únicamente 1 opción de cada agrupación. 
  4. Opción A activada + opción B desactivada: seleccionar múltiples opciones de todas las disponibles.  

Opciones extra

  1. Este precio es opcional para los inscritos.
  2. Haz clic en Nueva opción extra para crearla.
  3. Rellena los datos:
  • Opción extra: indica el nombre del tipo de inscripción.
  • Importe.
  • Máximo plazas: permite marcar un número de plazas para la opción extra que has creado. Una vez se ha superado el límite, esta opción no la podrán seleccionar en el formulario.
  • Puedes crear agrupaciones para clasificar las opciones extra, igual que en las tipologías de precio.

En el apartado Opciones, puedes configurar lo siguiente:

  • Permitir seleccionar la cantidad de unidades por esta tipología.

Esta acción te permite configurar las unidades que podrán seleccionar en esa tipología. Puedes añadir el mínimo y el máximo y/o activar que descuente las plazas según las unidades seleccionadas.

  • Sólo visible por usuarios administradores: si esta opción está activada, la tipología de precio no se mostrará en el formulario, pero se mantendrá informada en las inscripciones que ya se han realizado.

Descuentos generales

Añade descuentos que se aplican al importe total de la inscripción.

1. Haz clic en Nuevo Descuento.

2. Rellena los siguientes datos:

  • Título del descuento: Indicca el nombte del descuento.
  • Descuento: Permite aplicar descuento en importe €, o en porcentage %.
  • Descripción del descuento (opcional): Permite añadir información referente al descuento.

Formas de Pago

  1. Aparecerán los métodos de pago que ya tienes configurados para activarlos una vez hayas creado mínimo un precio.
  2. En caso de no tener ninguno configurado, puedes hacer clic encima del que quieras configurar.

NOTA: En el caso de seleccionar transferencia, puedes indicar si quieres que te adjunten de forma obligatoria el justificante de pago: 

Planes de pago

Puedes configurar los planes que podrán usar los inscritos a la hora de seleccionar el pago.

NOTA: Puedes activar las dos opciones o una de las dos.

  • Pago único: El cliente paga el 100% del importe de la actividad en el momento de la inscripción.
  • Pago fraccionado: El cliente puede pagar un importe fijo en el momento de la inscripción y el resto después de la inscripción.
  1. Selecciona el número de pagos: 2 o 3.
  2. Pago inicial: Indica el importe fijo o el procentaje del total que deben pagar al realizar la inscripción.
  3. Segundo pago (esta opción aparece si seleccionamos 3 números de pagos): Indica el día en el que les cobraremos el segundo importe o indica los días en los que se realizará el siguiente pago después de hacer la inscripción.
  4. Pago final: Indica el día en el que les cobraremos el segundo importe o indica los días en los que se realizará el siguiente pago después de hacer la inscripción.

El primer pago lo realizarán con el método de pago indicado en la actividad. Para el resto de recibos fraccionados, la administración puede escoger que se cobren por domiciliación bancaria o según el método de pago que consta en la ficha de cada cliente.

Inscripciones

Una vez se han inscrito personas, podéis acceder al listado de dos formas:

  • Dentro de la configuración de la actividad podéis hacer clic en el mensaje de inscripciones:
  • En la barra superior Otros > Inscripciones:

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