Configuración de las actividades

Este módulo nos permite crear un evento ya sea para asociados de nuestra entidad, o para personas no asociadas a esta.

EN ESTE ARTÍCULO

Crear una actividad

  1. En la página principal dirígete a:
  2. En la barra superior accede a Configuración > Actividades
  3. Nueva actividad en la parte superior derecha.
  4. A continuación, veremos cada uno de los 4 apartados que contiene el módulo de actividades.

Información

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Aquí tienes que introducir obligatoriamente los siguientes campos:
  • Título
  • Estado: pública (se visualiza en los paneles de actividades tanto web como de app), privada (no se visualizan en los paneles de actividades de la web ni de la app), archivada o borrador.
  • Fecha límite inscripción
  • Plazas
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Puedes añadir como información adicional:
  • El lugar o la dirección.
  • La fecha y hora de inicio (en el calendario de actividades verás la actividad marcada desde la hora de inicio hasta la hora del fin).
  • Fecha y hora del fin de la actividad (en el calendario de actividades verás la actividad marcada desde la hora de inicio hasta la hora del fin).
  • Fecha Inicio: en la que se podrán empezar a realizar inscripciones.
  • Fecha límite: en la que ya no se podrán realizar inscripciones.
  • Orden: en el que quieres visualizar las actividades en el listado de inscripciones de la barra superior Otros. También aplica el orden en la visualización de las actividades en el panel principal.
  • Edad mínima y máxima.
  • Añadir una descripción.
  • Añadir imagen de cabecera.
  • Título inicial del formulario: En caso de indicarlo, se mostrará el texto al inicio del formulario en el momento de identificarse para realizar la inscripción. En caso de estar vacío, se mostrará el texto por defecto.
  • Título opciones extra: en este apartado puedes modificar el título de las opciones extras que aparecen en el formulario cuando las creas en los precios.
  • Añadir un texto de condiciones.
  • Añadir un texto de derechos de imagen.
  • Campo observaciones.
  • Diploma.
  • Correo electrónico en copia.
  • Categoría: al añadir una opción el sistema te permite acceder a un listado con las actividades de una categoría en concreto y que en el panel de actividades puedan filtrar las actividades por categoría.
  • Plantilla de comunicado.
  • Remitente: te permite seleccionar el email a través del cual el sistema enviará el email automático una vez una persona realiza la inscripción. Por defecto el sistema seleccionará el email emisor. Para más información haz clic aquí.
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Por último encontramos Opciones extra que podemos activar o desactivar:
  • Control de acceso
  • Permitir inscripciones de no socios: podrán inscribirse a la actividad personas no vinculadas a tu entidad. Accederán identificados como Simpatizantes.
  • Reducir los datos requeridos al asociado: si activas esta opción, podrás quitar los campos de localización (domicilio, código postal, población y nacionalidad).
  • Abrir preinscripción: cualquier persona que se inscriba a una actividad tendrá el estado preinscrito para poder validarlos posteriormente.
  • Abrir la lista de espera si se agotan las plazas: esta opción activada permite que si se llenan las plazas disponibles, las personas que se quieran inscribir a partir de entonces, reciban el siguiente mensaje en el formulario:

Si siguen adelante con la inscripción, en el listado de inscripciones les encontrarás identificados con la leyenda "En lista de espera" en la columna Estado:

NOTA: Cuando un usuario se inscribe y hay lista de espera, le llega un correo electrónico automático con la información configurada en la Plantilla Respuesta Actividades Lista Espera.

  • Visibilidad pública de inscripciones.
  • Visibilidad pública de precios: si mantienes esta opción desactivada, los precios no se mostrarán. Si la activas, se mostrará el precio más bajo del panel de la actividad.
  • Inscripción a la actividad por parte de menores de edad: si activas esta opción obligas a que rellenen, como mínimo, los datos de un tutor legal.
  • Actividad de tipo equipo: te permite crear equipos para que los inscritos se vinculen a estos. También los inscritos pueden crearse sus propios equipos y apuntarse entre ellos.
  • Visibilidad de adjuntos: activa los adjuntos que quieres que suban.
  • Subcategoría: si activamos esta opción, el sistema te permite especificar qué subcategorías pueden inscribirse a esta actividad. Si un asociado no pertenece a la subcategoría que hemos vinculado, no podrá inscribirse.
  • Activar la opción de datos personales no modificables.
  • Permitir múltiples inscripciones de la misma persona a la actividad.
  • Enviar copia confirmación inscripción a cabeza de familia.
  • Mostrar plazas en la parte pública.
  • Mostrar fecha de la actividad en la parte pública.
  • Enviar recibo adjunto en el email de confirmación que se envía automáticamente al finalizar la inscripción.
  • Permitir al asociado/a anular la inscripción. Pueden realizar la anulación desde su perfil privado del entorno o desde la app en la pestaña Actividades.
  • Configurar la visibilidad de la sección de Campos Personalizados del Asociado: esta opción permite que se visualicen los campos personalizados de la ficha de los asociados.

NOTA: Hasta que no rellenen los campos obligatorios y le den a Guardar, no pueden avanzar al siguiente paso.

Campos personalizados

SI quieres pedir datos o información adicional, hazlo creando un campo personalizado:

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+Añadir campo dinámico:
    Título
    Texto ayuda
    Marcar como obligatorio
    Tipo de campo
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Puedes también ordenar los campos personalizados a través de las flechas a la derecha de cada módulo.

Puedes añadir los campos ya creados en las fichas de los asociados. Para ello deberás acceder a Configuración > Asociados > Formularios > pestaña Actividades. Dentro de la opción campos, al final, encontrarás los campos que puedes activar o no para los formularios de actividades.

Precios

Requerimientos para la selección de tipologías en el momento de la inscripción.

  • Permitir seleccionar máximo 1 tipología al inscribirse: permite seleccionar una única tipología de precio.
  • Permitir seleccionar diversas tipologías (mínimo 1) al inscribirse: permite seleccionar múltiples tipologías de precio.

En el caso de tener agrupaciones de cuotas, puedes activar el botón  Aplicar configuración a cada grupo de tipologías individualmente para que los requerimientos de selección se apliquen a cada uno de ellos.

Puedes crear 2  tipos de cuotas:

1. Tipologías de inscripción: tienen que escoger una opción para realizar la actividad.

  • Con descuento: podemos aplicarles los siguientes descuentos: 
    • Descuento en relación con el estado: si es un asociado que ya tenemos en la entidad o uno nuevo.
    • Por subcategorías: añadir un descuento a los asociados que pertenezcan a una subcategoría en concreto. 
    • Aplicar un descuento basándote en la fecha de inscripción.
    • Aplicar descuento basándote en la edad de la persona.
  • Permitir seleccionar varias tipologías: esta opción nos permitirá como persona inscrita seleccionar más de una tipología.
  • Agrupación: esta opción permite crear grupos de cuotas. Puedes decidir si es obligatorio seleccionar una opción de cada agrupación o no.
  • Máximo plazas: permite marcar un número de plazas para la opción que has creado. Una vez se ha superado el límite, esta opción no la podrán seleccionar en el formulario.
  • Cuota preseleccionada.
  • Visible: si esta opción está desactivada, la tipología de precio no se mostrará en el formulario.


2. Opciones extra: a seleccionar por el usuario.

  • Máximo plazas: permite marcar un número de plazas para la opción extra que has creado. Una vez se ha superado el límite, esta opción no la podrán seleccionar en el formulario.

3. Tipo IVA: tenemos la opción de aplicar un IVA a todos los precios de la actividad.

NOTA: Una vez hayas creado algún importe. Nos aparecerán los métodos de pago con los que quieres que se realice la inscripción. Si no seleccionas un método de pago al crear una tipología, el sistema no dejará guardar los cambios.

Métodos de pago

  • Pago online: TPV (Redsys) o Paypal.
  • Transferencia bancaria.
  • Domiciliación.
  • Efectivo.

NOTA: Cualquiera de estas opciones, las tienes que configurar en Métodos de pago. Para más información, haz clic aquí.

NOTA: Si la actividad no tiene precio, no tenemos que crear ninguna tipología. En la actividad constará que es una actividad Sin coste.

Inscripciones

En este apartado, encontrarás un listado de todas las personas que se han inscrito a la actividad. 

Puedes realizar las siguientes gestiones haciendo clic en el botón Acciones de la parte superior izquierda y abriendo el listado:

NOTA: La columna de orden de inscripción te permitirá priorizar a tus socios a la hora de adjudicar las plazas.

En el caso de que se tenga que modificar algún campo de la inscripción realizada por alguna persona, puedes hacer clic encima del inscrito y modificar los campos que ha rellenado. 

Si se modifica el precio, el sistema también lo aplica en el recibo generado.

Adjuntos

Por un lado puedes añadir un texto que se mostrará cuando están subiendo los documentos solicitados.

También puedes adjuntar documentos para complementar toda la información necesaria.


Enlaces al formulario de preinscripción

En la parte superior derecha del apartado Información, encontramos el siguiente recuadro:

  • Ir al formulario de la actividad en concreto.
  • Formulario sin nada obligatorio para que, como entidad, podáis hacer pruebas de la inscripción.
  • Copiar enlace para poder compartirlo en redes sociales y/o incluirlo en la página web.
  • Ir al panel de actividades donde encontrarás una lista de todas las actividades.

  • Ir al calendario de actividades dónde puedes ver en formato calendario las actividades activas.

NOTA: El enlace de Ir a calendario de actividades e Ir al panel de actividades, también lo puedes pegar en tu página web o compartir en redes sociales para que tus asociados y simpatizantes visualicen el calendario de eventos y actividades de tu entidad o el listado de actividades e inscribirse.

NOTA: También existe la opción de enviar la invitación a una actividad concreta a tus socios desde la aplicación. Tienes toda la información aquí.

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