Configura una actividad: información general y opciones

Desde este módulo podrás crear actividades y eventos, ya sea para tus asociados o para personas no socias. Para configurar tus actividades y formularios de actividades, puedes consultar estos artículos:

EN ESTE ARTÍCULO

Crea una actividad

Para crear una actividad, sigue los siguientes pasos:

  1. Dirígete a la barra superior Otros > Todas las actividades.
  2. Haz clic Nueva actividad en la parte superior derecha.

Ahora debes rellenar los campos que se encuentran en el apartado Información.

Información

Estos campos contienen la información básica de la actividad:

  • Estado: configura el estado en el que se encuentra la actividad:
    • Borrador / Archivada: si la actividad se encuentra en uno de estos dos estados, no se podrá acceder al formulario (solo se podrá mediante la opción Testear.)
    • Publicada: el formulario es público tanto en el panel de actividades como en la App,
    • Privada: el formulario no es público ni en el panel de actividades ni en la App.
  • Título de la actividad o evento.
  • Página de la actividad: aquí encontrarás 3 opciones distintas:
    • Ir a la página: ve a la página de la actividad (debes rellenar los datos para avanzar).
    • Copiar enlace: copia el enlace de la actividad en el portapapeles.
    • Testear: testea la actividad sin necesidad de rellenar los campos con datos.
  • Lugar de la actividad: dirección o nombre del lugar donde se realiza la actividad.
  • Descripción de la actividad que aparecerá en el menú lateral izquierdo del formulario.
  • Imagen del evento (aparecerá en la parte izquierda del formulario).
  • Documentos: Añade documentos que se puedan descargar para dar más información sobre la actividad (aparecerá en la parte izquierda del formulario).
  • Grupo: puedes agrupar las actividades por tipos o temáticas. Esto te permitirá filtrar las actividades por grupos en el listado de actividades. Los asociados también podrán usar este filtro en el panel de actividades.
  • Campos para la gestión interna de la actividad: estos campos personalizados solo serán visibles por la entidad. Permitirá filtrar las actividades creadas mediante estos campos.
  • Fecha de la actividad: Fechas de inicio y fin de la actividad.
  • Periodo de inscripción: Fechas de inicio y fin del periodo de inscripción.
  • Número de inscripciones: configura el mínimo y máximo n.º de personas que pueden inscribirse.

Una vez rellenados los campos, guarda en la parte superior derecha para seguir configurando los demás apartados de la actividad.

Opciones

Este apartado se divide en 7 secciones que puedes configurar de la actividad:

Inscripción

  • Quien se puede inscribir a la actividad: aquí puedes limitar el acceso por:
    • Cualquier persona, sea o no asociada
    • Asociados filtrados por estado (Alta, Baja, Simpatizante, Personal laboral o Bloqueado)
    • Asociados filtrados por categoría y subcategoría
  • Edad para poder hacer las inscripciones: puedes limitar por edad o fecha de nacimiento. También podrás requerir los datos de un tutor si es menor de edad.
  • Lista de espera si se terminan las plazas disponibles: activando esta opción, los pagos de inscripciones en lista de espera no se efecturarán y quedarán pendientes. Si hay alguna baja, deberás gestionar de forma manual la activación de las inscripciones que se encuentran en la lista de espera y los pagos de estas. En caso de no tener la opción de lista de espera activada, esta se cerrará automáticamente al llegar al máximo de inscripciones.
  • Datos personales: Encontramos 3 opciones:
    • Inscripción rápida con los datos mínimos para identificar y contactar con la persona
    • No permitir modificar datos personales si la persona ya es socia
    • Mostrar los campos personalizados del asociado según la configuración del formulario

Para ver la configuración general de las actividades, consulta este artículo: Configuración general de las actividades

  • Repetir inscripción: Permite a una misma persona hacer varias inscripciones a la misma actividad.
  • Validar inscripción: La inscripción a la actividad debe ser validada por un administrador.
  • Anulaciones: Permitir que la persona inscrita pueda anular su inscripción.
  • Actividad por equipos (solo para clubes): Las personas se inscriben a la actividad creando un equipo o seleccionando uno ya creado para esta actividad.

Estos son los consentimientos que podrán aceptar los asociados al realizar la inscripción. Puedes personalizar el texto de cada consentimiento, además de configurar su visibilidad y obligatoriedad.

  • Consentimiento: Condiciones legales. Añade los textos de protección de datos.
  • Consentimiento: Derechos de imagen. Añade los textos de derechos de imagen.
  • Consentimiento: Personalizado. Añade una aceptación personalizada para el socio (ej. política de cookies).

Personalización

  • Documentos a adjuntar a la inscripción. Puedes marcar el documento como obligatorio y/o indicar que, si la persona ya tiene este documento subido, lo tenga que volver a subir.
  • Textos personalizables en algunos apartados de la inscripción: aquí puedes añadir varios textos personalizados, como el título inicial antes de empezar el formulario, descripción (opcional) al inicio del formulario, título de opciones extras de los precios, título del campo observaciones y posible información sobre el pago.
  • Diploma de la actividad: puedes generar un diploma para la actividad, que se enviará por correo en formato PDF a las personas inscritas a la actividad.

Para más información sobre los diplomas de las actividades, consulta este artículo: Crear diplomas

Comunicaciones

  • E-mail del responsable u organizador de la actividad: El sistema utilizará este e-mail como:
    • Remitente de los e-mails que se envíen a las personas inscritas.
    • Destinatarios de los e-mails que el sistema enviará al organizador de la actividad.

Recuerda que solo podremos utilitzar los e-mail previamente validados en la configuración del remitente.

  • No recibir en este e-mail las notificaciones de las nuevas inscripciones: activando esta opción, el e-mail configurado como responsable de la actividad no recibirá ningún correo informando de las nuevas inscripciones. Las notificaciones de nuevas inscripciones solo las recibirán los e-mails que añadamos en el siguiente apartado.
  • Añade otros e-mails para que reciban la copia de las inscripciones a la actividad.
  • Mensajes de e-mails que se envían a personas inscritas:
    • Para invitar a inscribirse a una actividad
    • De inscripción realizada
    • De inscripción validada

Todos estos mensajes pueden ser personalizados a través de plantillas.

  • Enviar copia de estos mensajes al responsable del grupo familiar.
  • Adjuntar el archivo del recibo de la inscripción.

Página publicada

En la parte superior verás estas tres opciones:

  • Ir a la página: ve directamente a la actividad (deberás rellenar los datos para poder avanzar).
  • Copiar enlace: copia el enlace de la actividad en el portapapeles.
  • Testear: ve directamente a la actividad (no hará falta rellenar los datos para avanzar).
  • Priorizar posición en el listado: posición en la que se mostrará esta actividad en listados que muestran todas las actividades. En caso de no poner nada, las actividades se mostrarán por orden de creación (las más nuevas arriba).
  • Visibilidad de la información de la actividad en la página publicada: configura qué información de la actividad quieres que se muestre al asociado (descripción, precios, plazas libres, fecha e inscripciones realizadas).

Entrada

  • Entrada a la actividad: El archivo en PDF de la entrada de la actividad se enviará por e-mail a la persona inscrita. En este apartado podrás seleccionar la plantilla con el diseño de entrada que prefieras.

Para saber más sobre el diseño de entradas, consulta este artículo: Configuración general de las actividades

  • ¿Quieres controlar la entrada en la actividad a través de la aplicación? Activa esta opción si quieres realizar el control de acceso mediante la entrada. En caso de activarla, podrás configurar las siguientes opciones:
    • Fecha y Hora: configura la fecha y hora a partir de las cuales se puede empezar a controlar el acceso con entrada a la actividad. En caso de dejar este apartado en blanco, los asociados podrán acceder a esta en cualquier momento.
    • Permitir validar la misma entrada varias veces: las entradas podrán validarse varias veces durante la celebración de una actividad. Tendrás dos opciones para elegir:
      • Validar 1 vez cada día durante la celebración de la actividad.
      • Validar varias veces cada día durante la celebración de la actividad.

Si activas la opción de Permitir validar la misma entrada varias veces, la opción de Permitir acceso con carnet virtual del asociado no estará disponible.

    • Permitir acceso con carnet virtual del asociado: con esta opción activa, los asociados que tengan carnet virtual de la entidad (APP) también podrán acceder a la actividad con el código QR. También podrás limitar el acceso con carnet visrtual por categoría.

Para saber más sobre el control de acceso a las actividades, consulta este artículo: Control de acceso a las actividades

Usuarios restringidos

  • Usuarios restringidos con permiso para gestionar esta actividad: Activa la primera opción para que todos los usuarios restringidos puedan gestionar la actividad. También puedes seleccionar de manera individual los usuarios que quieras que la gestionen .

Ten en cuenta que solo los usuarios restringidos que tengan la opción de Ver y editar actividades activada saldrán en esta lista. Para añadir más usuarios restringidos a una actividad, deberás hacer clic en el enlace Configurar usuarios restrigidos que aparece debajo de estos usuarios, entrar en el usuario que quieras que gestione la actividad y activar la opción Ver y editar actividades que se encuentra dentro del apartado Actividad.

  • Gestión de inscripciones: Activando esta opción los usuarios restringidos podrán gestionar las inscripciones de cualquier persona, no sólo las vinculadas a la categorías que ellos pueden visualizar.

Campos adicionales

Añade otros campos para poder obtener más información sobre los asociados relacionada con la actividades (ej. Número de acompañantes, preguntar sobre posibles alergias...). Deberás rellenar la siguiente información para crear el campo:

  • Título: es la pregunta que harás a los asociados.
  • Descripción (opcional): complementa con una pqeueña descripción si es necesario.
  • Tipo de campo: escoge el tipo de campo según el tipo de información que desees recibir:
    • Texto
    • Texto - varias líneas
    • Número
    • Rango
    • Desplegable
    • Fecha
    • Lista para seleccionar una opción
    • Lista para seleccionar múltiples opciones
    • Sí / No
    • Adjunto
    • Enlace
    • Fórmula.
  • Campo obligatorio: configura si es obligatorio contestar este campo para proseguir con la inscripción.
  • Oculta en la inscripción pública: este campo no aparecerá en el formulario de la actividad.
  • Condicionado: Este campo solo será visible segun la respuesta de otro campo.
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