Configuración de la ficha del asociado

En este artículo, te guiaremos por las distintas secciones de la ficha y cómo personalizarlas según las necesidades de tu entidad.

Apartados de la ficha

La ficha de cada persona tiene distintas secciones. A continuación te explicamos cómo configurarlas.

Perfil

Aquí puedes ver un resumen de los datos principales de la persona:

• Nombre completo del asociado.
• Datos de contacto.
• Listado de actividades a la que se ha inscrito.
• Categorías a las que pertenece.
• Listado de recibos, reservas, comunicados y convocatorias.
• Resumen de las acciones más recientes realizadas. 

• Información de las diferentes secciones creadas.

Menú lateral

En el margen izquierdo encontrarás el acceso a módulos específicos de la persona:

• Perfil: Vuelve a la página principal de la ficha de la persona.
• Método de pago: Configura la cuenta bancaria (IBAN), tarjeta o el pagador responsable de sus recibos.
• Datos de tutores: Ideal para menores de edad; vincula los datos de contacto de los padres o tutores.
• Campos personalizados: Aquí aparecen los datos específicos que tú hayas creado (ej: alergias, nivel, talla de ropa).
• Documentos: Repositorio para subir archivos (DNI escaneado, certificados médicos, autorizaciones).
• Licencias: Visualiza las licencias actuales o pasadas vinculadas a esta persona.

Algunos apartados como Datos profesionales, Revisiones médicas o Cargos pueden estar ocultos. Si no los ves y los necesitas, sigue los pasos de la sección.

• Grupo familiar: Este apartado es clave para entidades que gestionan familias completas. Permite visualizar rápidamente qué otros asociados están vinculados a esta persona.
  • Utilidad: Desde aquí puedes navegar directamente a la ficha de un familiar o identificar quién es el responsable de los pagos del núcleo familiar.
• Observaciones: Un espacio de texto libre para añadir cualquier información complementaria que no tenga un campo específico.

Gestión y Seguimiento (Secciones de la parte inferior)

En la zona inferior de la ficha encontrarás el histórico completo de la relación del asociado con tu entidad. Desde aquí no solo consultas información, sino que puedes ejecutar acciones directas:

• Categorías: Gestiona las etiquetas y niveles que determinan las cuotas del asociado.
  • Qué puedes hacer: Aplicar descuentos específicos, ver el histórico de temporadas pasadas o vincular al usuario a una nueva categoría.
• Recibos: El centro de control financiero individual.
  • Qué puedes hacer: Consultar el estado de cada recibo (pagado, pendiente, impagado, devuelto o anulado), descargar facturas o generar un nuevo recibo manualmente.
• Actividades y reservas: Control de participación y uso de instalaciones.
  • Qué puedes hacer: Inscribir al usuario en nuevas actividades, ver sus grupos actuales y gestionar sus reservas de espacios o servicios.
• Comunicados y Convocatorias: Historial de contacto.
  • Qué puedes hacer: Revisar todos los emails enviados, ver si el socio ha confirmado asistencia a una convocatoria y enviar nuevas comunicaciones desde aquí mismo.
• Control de asistencia: Consulta el registro detallado de las entradas, salidas o asistencias a clase del asociado.
• Pedidos: Si utilizas el módulo de Tienda Online, aquí aparecerán todas sus compras y el estado de sus pedidos.
• Resumen de cambios: Una auditoría completa de la ficha. Aquí verás cualquier modificación en sus datos personales, cambios de estado o variaciones en sus inscripciones.
• Secciones personalizadas: Si has creado apartados propios para tu entidad, aparecerán aquí al final para completar la ficha.

Activar campos de la ficha

Configuración y personalización de campos:

No todas las entidades necesitan los mismos datos. En Playoff, puedes decidir qué información es relevante para tu equipo administrativo:

Para configurar la visibilidad de los campos, dirígete a: Configuración > Asociados > Formularios > Asociados.

Desde este panel podrás gestionar:

• Visibilidad y obligatoriedad: Define qué campos aparecerán en la ficha y cuáles deben rellenarse obligatoriamente para poder guardar los cambios.
• Método de pago predeterminado: Configura el sistema de cobro que se asignará por defecto a las nuevas fichas (ej. remesa bancaria o efectivo) si no se especifica uno distinto al crearlas.

Cómo eliminar la ficha de un asociado

Si necesitas dar de baja definitiva a una persona y borrar su ficha del sistema, sigue estos pasos:

1. Localiza la ficha: Utiliza el buscador general o accede desde un listado.
2. Haz clic en Eliminar: Encontrarás el botón en la parte superior derecha de la pantalla.
3. Confirma la acción: Aparecerá una ventana de confirmación. Haz clic de nuevo en el botón Eliminar para finalizar el proceso.

Para configurar algunos campos que queramos activar o desactivar de la ficha del asociado, nos dirigimos a:

1. Configuración > Asociados > Formularios > Asociados.
2. Una vez dentro, veremos diferentes secciones que te permiten configurar:

• Los campos que queréis hacer visibles u obligatorios como usuarios administradores.
• El método de pago que queréis que tengan por defecto las nuevas fichas que se creen en la base de datos si no seleccionan ningún método de pago en concreto.